La méthode d’organisation Zen to Done – ZTD pour les intimes – est un ensemble de 10 habitudes destinées à vous aider à être plus efficace et mieux organisé, tout en gardant un système le plus simple possible. Cette méthode a été développée par Leo Babauta, auteur du célèbre blog zenhabits et du livre Tout réussir sans stresser grâce à la méthode ZTD. Avant de créer sa propre méthode, Leo Babauta s’est beaucoup intéressé à la méthode d’organisation de David Allen, Getting Things Done (méthode GTD). La méthode ZTD est donc très inspirée de GTD mais elle est mieux adaptée à la vie réelle en apportant des solutions simples aux problèmes rencontrés par tous ceux qui ont essayé GTD.
Avant de commencer à mettre en place la méthode Zen to Done, je voudrais d’abord vous présenter un bref aperçu des 10 habitudes. Sachez aussi que chacune de ces habitudes doit être travaillée et mise en pratique une par une. Concentrez-vous sur une seule habitude à la fois pendant 1 mois avant de passer à la suivante. C’est ce que nous allons faire ensemble !
Habitude 1 : Collecter
Utilisez un carnet de notes pour y écrire toutes vos tâches, idées, projets ou toute autre information qui vous vient en tête. Sortez-les directement de votre esprit en les notant sur papier, ainsi vous n’oublierez rien. Choisissez un simple petit carnet facile à utiliser et à transporter pour toujours l’avoir avec vous. Vous pouvez également utiliser votre téléphone portable mais sachez que plus votre outil de notes est simple mieux c’est ! Lorsque vous revenez à la maison ou au bureau, transférez vos notes sur votre liste de choses à faire. Regroupez tous les documents « papier » que vous recevez dans des bacs à courrier. Dans l’idéal, n’ayez qu’un seul compte email sinon essayez des les limiter au maximum.
Pour en savoir plus lisez l’article complet sur l’habitude de collecter.
Habitude 2 : Traiter
Utilisez des boîtes de réception pour les mails, le courrier, les messages vocaux et votre carnet de notes. Traitez vos boîtes de réception au moins une fois par jour. Ne laissez pas les éléments s’accumuler. Prenez une rapide décision pour chacun des éléments de vos boîtes de réception, ne les reportez pas à plus tard. Commencez par les plus récents en appliquant une des actions suivantes : faire l’action si cela prend moins de 2 minutes, jeter, déléguer, classer, ou planifier.
Pour en savoir plus, lisez l’article complet sur l’habitude de traiter.
Habitude 3 : Planifier
Chaque semaine, listez les tâches importantes que vous voulez absolument accomplir et planifiez les en premier lieu. Chaque jour, créez une liste de 1 à 3 tâches importantes et assurez-vous de les réaliser le plus tôt possible dans la journée afin d’en être débarrassé.
Pour en savoir plus, lisez l’article complet sur l’habitude de planifier.
Habitude 4 : Agir
Faites une chose à la fois, sans vous laisser distraire. Il s’agit d’une des plus importantes habitudes de ZTD. Choisissez une tâche et concentrez-vous uniquement sur celle-ci. Commencez par éliminer toute source de distraction : arrêtez de consulter vos emails, éteignez votre portable, fermez tous les onglets Internet inutiles, ranger votre bureau (puisque vous avez suivi l’habitude 2 vous devriez avoir facile). Ensuite concentrez-vous simplement sur la tâche à accomplir le plus longtemps possible en utilisant une minuterie si nécessaire. Ne vous laissez pas distraire de votre tâche. Si vous êtes interrompu, écrivez la demande, tâche ou information sur votre carnet de notes et retournez à votre tâche actuelle. N’essayez pas d’être multitâche.
Pour en savoir plus, lisez l’article complet sur l’habitude d’agir.
Habitude 5 : Un système simple et fiable
Tenez des listes simples que vous vérifiez quotidiennement.
Ayez des listes spécifiques comme @bureau, @téléphone, @maison, @courses, @en attente, etc. Ayez des listes aussi simples que possible. Ne compliquez pas votre système et n’essayez pas d’utiliser de nouveaux outils. C’est une perte de temps même si c’est amusant. Utilisez soit un simple carnet de notes ou des fiches pour vos listes, ou utilisez un logiciel de listes le plus simple possible. Vous n’avez pas besoin d’un programme compliqué. Vous avez uniquement besoin d’une liste pour chaque contexte et une liste pour vos projets, à réviser chaque jour ou chaque semaine. Relier les actions entre projets et contextes est une bonne idée mais pourrait vite devenir très compliqué. Gardez les choses simples et concentrez-vous sur ce que vous avez à faire maintenant sans faire joujou avec votre nouveau système ou de nouveaux outils.
Pour en savoir plus, lisez l’article complet sur la mise en place d’un système simple et fiable.
Habitude 6 : Ranger
Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place. Chaque document (courrier, lettre, pub, contrat…) doit aller dans un bac de tri et puis être classé. Cela permet de garder un bureau en ordre, débarrassé de tout encombrement, et de vous concentrer sur votre travail. Mais le rangement ne se limite pas à votre bureau. Faites du désencombrement dans toutes les pièces de la maison et vous n’aurez plus jamais besoin de chercher après vos affaires.
Pour en savoir plus, lisez l’article complet sur Ranger.
Habitude 7 : Réviser
Révisez votre système et vos objectifs chaque semaine. Au cours de votre revue hebdomadaire, analysez les progrès que vous avez accompli pour chacun de vos objectifs au cours de la semaine passée, et définissez les actions à mettre en place la semaine suivante pour continuer à progresser vers vos objectifs. Une fois par mois, consacrez un peu plus de temps pour une revue mensuelle de vos objectifs. Et chaque année, vous devriez faire un examen annuel de vos objectifs de l’année et de vos objectifs de vie.
Pour en savoir plus, lisez l’article complet sur l’habitude de réviser.
Habitude 8 : Simplifier
Réduisez à l’essentiel vos objectifs et vos tâches. Ne vous laissez pas submerger par toutes les choses à faire. Fixez des priorités en fonction de l’importance des tâches à réaliser. Révisez vos listes de tâches et vos projets et voyez si vous pouvez les simplifier. Supprimez tout ce qui ne constitue pas une tâche ou un projet essentiel, ainsi vous pourrez vous concentrez sur ceux-ci d’autant mieux. Ramenez également vos engagements, vos rendez-vous à l’essentiel. Au cours de la revue hebdomadaire et mensuelle, assurez-vous que vos tâches et projets restent cohérents par rapport à vos objectifs annuels et vos objectifs de vie.
Pour en savoir plus, lisez l’article complet sur l’habitude de simplifier.
Habitude 9 : Les routines
Établissez des routines. Certains ont besoin de plus de structure. Dans ce cas, essayez de créer des routines pour voir si cela fonctionne mieux pour vous. Par exemple, une routine du matin pourrait consister à vérifier votre agenda ou calendrier, consulter vos listes spécifiques, définir les tâches importantes de la journée, traiter vos mails et vos boîtes de réception, et réaliser la première tâche importante de la journée. La routine du soir est utile pour traiter à nouveau vos mails et boîtes de réception, faire une revue de la journée, écrire dans votre journal, et préparer votre journée du lendemain. Les routines hebdomadaires servent à définir un jour pour les courses, un jour pour les lessives, un jour pour les comptes, un jour pour la revue hebdomadaire, un jour pour les loisirs, etc. C’est vous qui décidez, définissez vos propres routines en fonction de vos besoins.
Pour en savoir plus, lisez l’article complet sur les routines.
Habitude 10 : Trouvez votre passion
Recherchez un travail qui vous passionne. Il s’agit de la dernière habitude et en même temps la plus importante. C’est une très bonne chose de s’organiser pour gérer les tâches quotidiennes et ne pas procrastiner. Mais si vous êtes passionné par votre travail, la procrastination ne vous atteindra pas. L’habitude à mettre en place ici est donc de constamment rechercher ce qui vous passionne et de voir si vous pourriez en faire votre carrière. Faites quelque chose qui vous passionne et non quelque chose qui vous ennuie. Ainsi votre liste de tâches ressemblera presque à une liste de récompenses.
Pour en savoir plus, lisez l’article complet sur votre passion.
Maintenant que vous avez pris connaissance des 10 habitudes de la méthode Zen to Done, nous allons pouvoir passer à la pratique. Pour cela, je vous propose de voir en détail la première habitude de la méthode ZTD : Collecter.
Si vous ne l’avez pas encore fait, je vous invite à cliquer ici pour télécharger les fiches de la méthode Zen to Done
1 => et n’avoir QU’UN SEUL CARNET « ATTRAPPE TOUT » pas 36 partout
4 => tu connais une mère de famille le soir qui ne peut faire qu’une chose à la fois , toi ? (ou elle a une nounou à domicile)
zen amicalement
Isabelle
Miaou-Isa,
Pour la première habitude qui est celle de collecter, tu as raison de souligner qu’il ne faut que un et un seul carnet de notes, ou carnet attrape-tout pour flylady. Le carnet attrape-tout dit bien ce qu’il veut dire, il attrape toutes nos idées, pensées, tâches et listes en tout genre. Mais un seul suffit, cela ne sert à rien d’en avoir plusieurs partout sinon on ne sait plus où a été écrit quoi, on les perd, et finalement c’est plus un problème qu’une solution.
Pour la 4ème habitude qui est celle d’agir, j’avoue moi-même être sans cesse interrompue par mes enfants quand je fais quelque chose, le repas du soir pour ne citer que cet exemple. J’espère bien trouver une solution pour ne plus avoir ce problème ! En tout cas, je n’ai pas les moyens de payer une nounou… Et puis, avec des bébés, le problème est encore plus complexe car là pas question de leur dire d’attendre que maman ait terminé…
Bonjour,
comme à chaque fois que je tente de m’organiser, et quelque soit la méthode, j’arrive toujours à la même conclusion : la seule organisation possible avec des enfants en bas-âge est l’adaptation à l’imprévisible ! J’ai prévu d’étendre le linge ? Sauf que c’est l’heure de la tétée… J’ai prévu de faire le repas ? Sauf qu’il y a des petites fesses crados qui m’attendent… J’ai prévu de trier le courrier / ranger les courses / passer un coup de fil ? Sauf qu’il y a un conflit à gérer / un bobo à soigner / une activité à accompagner…
Conclusion : toutes ces méthodes sont faites pour des adultes sans enfants… Avec 3 miss entre 5 mois et 5 ans, mon activité pro (je suis à mon compte aussi, à la maison) et mes engagement associatifs, je sortirai volontiers la tête de l’eau de temps en temps.
A part attendre que les enfants grandissent (ou trouver une potion magique qui les transforme en statue le temps d’agir pour mettre en place le point 4), il y a une alternative ?!!
un jour je trouvais que ma vie de mère de 3 enfants en bas âges ressemblait à un jeu de carte. J’avais des cartes à jouer (repas, lessive, ménage, lecture, …) sans pouvoir les faire à mon rythme mais dès que je pouvais…la vie prise comme ça ça m’a plu et j’ai trouvé cela moins frustrant…et bien entendu on priorise vachement et on abandonne certaines activités (on plie le linge au lieu de repasser par ex.) ! en minimalisant et en trouvant 1 endroit pour chaque chose, les enfants grandissant j’arrive à sortir un peu la tête de l’eau (travail en quart temps en dehors de la maison, la nounou à domicile qui fait le linge en 1 ou 2 aprem ou 1 brin de ménage ça aide!)
Merci Miaou-Isabelle de faire ma pub ! Je vais m’inscrire comme toi sur le forum d’Argancel car tout ce qui y est partagé a vraiment l’air intéressant.
Bisous et @plus !
Ah je suis ravi de voir que tu as commencé cette formidable aventure en lançant ton site. Longue vie aux bonnes habitudes et à ton site !
En relisant les deux articles qu’Argancel a publié sur son site j’ai refait le point sur l’utilisation que je faisais de ZTD. Tout d’abord, aucun point n’est devenu pour moi une habitude. C’est le premier constat. Ca fait mal, car j’y ai travaillé mais je ne peux que constater que je n’ai pas réussi à créer les habitudes. Par contre en analysant l’ensemble des dix points certains sont devenus pour moi des quasi-réflexes. Ils sont mis en place à plus de 50%, surtout du côté professionnel, mais pas du côté personnel.
J’ai donc décidé de reprendre tout depuis le début et de me créer une habitude par mois. Mai sera le mois pour C.O.L.L.E.C.T.E.R.
Je vais suivre avec plaisir ton site et tes articles.
Zenement.
Merci Didier !
Tout d’abord, ne te flagelle pas si tu n’as pas acquis les 10 habitudes ZTD à 100%. Regarde le positif : tu dis que certains points sont devenus des réflexes et sont mis en place à plus de 50% au niveau professionnel, moi je trouve ça extra ! Mettre le reste en place te sera d’autant plus facile.
En plus, si tu suis mes articles, on va pouvoir mettre nos efforts en commun pour progresser plus vite.
L’habitude de mai arrive, elle est presque terminée…
@ plus !
Salut Judith,
Juste pour te dire que je commence la methode Zen To Done aujourd’hui et que je vais répartir les habitudes toutes les 2 semaines.
L’ordre est important je suppose ?
Amicalement.
Chouette ! J’aurais dû te répondre plus tôt pour t’encourager et te souhaiter bonne chance !
L’ordre est plutôt important oui mais pas indispensable. Evite juste de t’emmêler les pinceaux…
Pas de problème, j’ai commencé à noter toutes les idées et les tâches … il y a du boulot lol !
J’ai aussi installé le logiciel http://www.RescueTime.com afin de m’auto-surveiller … et je me rends compte que je procrastine pas mal parfois Changeons cette habitude !!
Donc j’en suis à l’étape 1 de Zen To Done !
Merci pour tes lectures !!
Je me lance à mon tour. Pour moi l’étape n° 1est en place depuis longtemps mais cela s’est arrêté là et une corbeille debordante m’attend. En fait tout le bureau est à ranger, revues diverses et livres obsolètes, bref un grand tri s’impose et quelques voyages vers le container de récupération du papier en perspective.
Merci pour le partage de cette methode’ je pense qu’elle va bien m’aider à reprendre la main. Plus d’excuses maintenant que j’ai tout mon temps.
Ah oui… tu peux alors passer à la seconde habitue : traiter ! Cela te permettra de faire le tri entre ce que tu dois garder et le reste. Bon courage et reviens partager tes résultats ici quand tu veux.
Bonjour,
J’ai découvert ton blog et je l’adore. Mais j’ai une question: As-tu des trucs pour que les Papa pense comme « une maman organisée » afin de mettre mon cerveau à off de temps en temps ?
Je suis nouvellement maman et je suis épuisée de penser pour 3….. Je fais les listes, planifie la semaine, fais mon petit tour de rangement journalier dans la maison, prévois les repas…. Mon homme participe avec ses tâches ménagères définies (lavage du linge et vider les poubelles). Mais malgré tout, j’ai l’impression que c’est le K.O. Il y a encore d’autres tâches ménagères qui apparaissent continuellement sans compter les milliards de petites choses à penser et les activités familiale à organiser ….
Merci pour tes conseils, je vais continuer à te lire.
je viens de m’inscrire et j’ai bien reçu toutes tes fiches en m^me temps il y a deux jours mais je les lis à petite dose.
je ne connaissais pas cette méthode zen to done, je connaissais flylady et d’autres mais celle ci me semble parfaitement me correspondre, c’est assez simple en fait : yapluka suivre!
vais-je arriver à prendre toutes ces habitudes, ça c’est un sacré défi!
Marie
Merci Judith pour tes conseils si précieuses. Ca m’a changé ma vie.
Je te souhaite de continuer à vivre ton blog.
Merci pour ces conseils dont quelques uns vont m’être bien utiles ! Très régulièrement je note ce que j’ai à faire, je planifie, puis après je traite et je regarde ce que j’ai déjà fait ou ce que j’ai encore à faire, et je dois dire que c’est un mode de fonctionnement qui me va assez bien !