Cet article fait partie de la série dédiée à la méthode Zen to Done de Leo Babauta. Pour rappel, je me lance dans le défi de mettre en pratique cette méthode d’organisation en installant chaque mois une nouvelle habitude dans ma vie. Si vous souhaitez apprendre la méthode Zen to Done en ma compagnie, c’est par ici qu’on commence !
Si vous êtes comme moi, vous avez certainement une longue liste de choses à faire, dans tous les domaines (personnel, familial, professionnel, etc). Cette liste est tellement longue que le simple fait de la lire est harassant ! Vous ne pourrez jamais tout faire pour la bonne et simple raison que tous les jours de nouvelles tâches s’ajoutent…
Je vais aller droit au but : simplifiez votre liste de choses à faire au strict minimum, limitez-la à l’essentiel. Ainsi vous n’aurez pas besoin d’un système de gestion de tâches trop complexe à utiliser.
Les longues liste de tâches sont un des problèmes majeurs de la plupart des systèmes de productivité. Ces tâches n’ont pas toujours de niveau de priorité et on a tendance à y ajouter TOUT et n’importe quoi. En fin de compte, sans cesse occupé, vous êtes écrasé par la masse de choses à faire.
Dans cette nouvelle habitude, nous allons voir comment réduire votre liste de choses à faire et ramener vos tâches à l’essentiel.
1. Eliminez, éliminez, éliminez. Prenez quelques instants pour passer en revue vos listes de tâches et de projets et essayer de voir les tâches que vous pouvez supprimer. Si vous avez 50 points de tâches à faire, réduisez votre liste à 25 points. Revenez-y quelques jours plus tard et essayez d’en supprimer encore. Comment pouvez-vous éliminer des tâches ? Si la tâche est ancienne, il est probable qu’elle ne soit plus nécessaire. Rayez-là de votre liste. Certaines tâches peuvent peut-être être déléguées. Déléguez ces tâches et rayez-les de votre liste.
2. Sachez ce qui est essentiel. Oui… mais comment le savoir ? En sachant quel est votre objectif principal ! En sachant quels sont vos objectifs de vie, de l’année, du mois… Vous vous rappelez l’habitude du mois passé ? Vous devriez vous concentrer sur un seul objectif à la fois, mais si vous en avez 2 ou 3, c’est bien aussi. N’en ayez pas 10, uniquement 1, 2 ou 3, pas plus ! Ces objectifs devraient être essentiels pour vous, ce sont eux vos objectifs essentiels. Même les plus petites tâches qui vous conduisent vers ces objectifs-là sont essentielles. Si ces tâches de sont pas liées à vos objectifs, elles ne sont pas indispensables.
3. Réduisez vos engagements. Dans combien de projets vous êtes-vous engagé ? Dans combien d’activités parascolaires ? Vous ne pouvez pas tout faire. Vous devez apprendre à dire non et à valoriser votre temps. Et si vous avez déjà dit oui, il est peut-être encore possible de dire non. Soyez honnête avec les gens et expliquez-leur que vous avez déjà un grand nombre de projets urgents et que vous ne pouvez plus assumer votre engagement. Petit à petit, vous pourrez diminuer vos engagements jusqu’à un petit nombre, ceux qui vous donnent entière satisfaction et pour lesquels vous prenez un vrai plaisir. Pas ceux qui deviennent des obligations.
4. Simplifiez vos flux d’informations. Si vous êtes abonné aux flux RSS sur le net, passez les en revue… et éliminez tous ceux que vous ne lisez plus ou qui n’ont plus été mis à jour depuis longtemps. Essayez également de réduire le nombre de mails, publicités et autres que vous recevez régulièrement. Toutes ces infos sont dérangeantes et n’apportent souvent pas grand-chose. Evitez de végéter devant la télévision, de surfer sur le net sans but précis, d’entrer dans des conversations sans fin sur divers forums de discussion, etc.
Si vous avez d’autres trucs et astuces pour vous simplifier la gestion de votre temps, faites en moi part dans les commentaires.
Et rendez-vous dans quelques jours pour connaître d’autres moyens de simplifier votre gestion du temps !
Bonjour Judith,
une astuce pour ne pas avoir trop de taches dans la semaine, c’est d’avoir un petit semainier avec une petite page blanche pour les taches de la semaine. Comme c’est petit, je ne peux pas en mettre de trop! Du coup, je mets que le stricte minimum.
Bonjour Michael,
Tu peux faire la même chose pour chaque jour en supposant que le strict minimum est le plus urgent ou le plus important.
Bonne continuation !
Difficile…difficile de supprimer! Difficile aussi de trancher entre l’URGENT et l’IMPORTANT.
Bien d’accord avec toi Martine ! D’ailleurs, il y a parfois des tâches urgentes et importantes en même temps. Sinon, d’abord attaquer les tâches urgentes et puis les tâches importantes. Toujours !
Bonjour judith,
Je crois que tu as fais le tour de la question d’une façon globale et synthétique,
Je vous en félicite. Reste à bâtir sa propre motivation pour faire des choix judicieux.
Bon courage!
Houda
Bonjour Houda et merci pour ton commentaire. Pour trouver la motivation, pense à ton objectif principal et demande-toi si cela t’aide à atteindre cet objectif.
Bon courage à toi aussi !
Judith
En effet difficile de supprimer des tâches. Personnellement j’ai tendance à rajouter toutes les petites « choses à faire » qui me passent par la tête pour ne pas les oublier. Du coup je me retrouve souvent avec une liste de tâches énorme (plus de 10 tâches par jour). Certaines sont courtes (5/10 mn) et d’autres beaucoup plus longues (jusqu’à une heure par exemple).
Par contre la satisfaction que j’en retire à chaque tâche rayée compense beaucoup cette liste à rallonge.
Ce qui me gêne par contre c’est qu’il m’arrive de faire des tâches qui ne sont pas sur ma liste (mais que je suis contente d’avoir faite quand même). Mais par contre, comme elles n’étaient pas officiellement sur ma liste de tâches et bien celle-ci ne se vide pas
Salut kategriss,
Si tu fais des tâches que tu n’avais pas prévu de faire, ce n’est pas grave si tu as le temps de les faire. L’idéal est d’avoir fait le plus urgent et le plus important. Après, si tu penses à autre chose, tu peux toujours l’ajouter sur ta liste et rayer juste après…
Bises !
Judith
Très bonne analyse, toute la difficulté étant de se débarrasser du superflu et d’épargner l’essentiel, selon les priorités ça change =)
Adam
Salut Judith,
Finalement, Léo Babauta répète énormément l’idée de tout simplifier, mais je crois qu’il en parle dans ZTD car parfois on a besoin d’entendre une chose 10 fois avant de l’entendre vraiment !!
Avec ton blog ça me fera une fois de plus, merci
Hello Wald ! En effet, Leo manie l’art de se répéter avec une grande intelligence, il présente souvent les mêmes concepts mais de manière différente ou sur des supports différents (livre, ebook, blog, forum).
Je te souhaite une bonne année 2012 et beaucoup de succès avec ton blog.
A bientôt.
Bonne année à toi aussi Judith, pareil pour toi
à très bientôt,
Wald.
Merci pour cet article très complet ; ) J’aime beaucoup la proposition de réduire ses engagements car elle va à l’encontre des notions d’altruisme mise en valeur dans notre société… mais c’est pourtant tellement important de prendre soin de soi. Merci de nous le rappeler ; )
Tu as raison Judith, il faut simplifier au maximum. Nous ne pouvons ni tout gérer, ni tout faire.
Pour ma part, je fais le tri de mes listes régulièrement, je range vite et bien et je me laisse des plages horaires de libre dans la semaine. Car il faut aussi penser à soi et se reposer, se ressourcer.