Cet article fait partie de la série dédiée à la méthode Zen to Done de Leo Babauta. Pour rappel, je me lance dans le défi de mettre en pratique cette méthode d’organisation en installant chaque mois une nouvelle habitude dans ma vie.
En savoir plus sur mon défi Zen to Done.
Pourquoi traiter ?
Nous avons mieux à faire de la vie que d’en accélérer le rythme.
– Gandhi
Une fois que vous avez pris l’habitude de collecter vos idées dans un petit carnet ou sur votre smartphone, votre courrier et paperasse dans des corbeilles à courrier, vos emails dans une seule boîte emails, que faire de toutes ces données collectées ?
C’est très simple : il va falloir traiter chaque élément collecté, l’un après l’autre. Pour cela, vous allez prendre une décision rapide pour chaque élément. Tout doit être traité jusqu’à la dernière note de votre carnet, jusqu’à ce que vos corbeilles à courrier soient vides, jusqu’à ce que votre boîte de réception d’emails soit vide également. Tout !
Ne procrastinez pas cette étape décisive. Si vous traitez vos données en prenant des décisions rapides sans tergiverser, les choses ne s’accumuleront pas. Traitez vos boîtes de réception au moins une fois par jour, et plus fréquemment si nécessaire.
Une petite précision s’impose, par “boîte de réception” j’entends tout système de collecte de données (idées, emails, papiers, projets, courrier…) qu’il s’agissent de corbeille à courrier, de compte email, de carnet de notes, avec des feuilles ou sur votre smartphone.
Il est donc important de limiter au maximum le nombre de boîtes de réception. Plus vous en avez, plus vous aurez des difficultés à les gérer toutes et à rester efficace.
Listez tous les moyens par lesquels vous recevez de l’information, évaluez la valeur apportée et trouvez des moyens de les combiner ou de les éliminer si la valeur n’est pas assez importante. Voyez si vous pouvez passer une semaine sans que ces informations vous manquent. Pour le reste, voyez si vous pouvez combiner plusieurs flux d’informations en un seul. Par exemple, à la maison, combien y a t’il d’endroits où sont déposés du courrier ou tout document entrant ? Ayez une boîte de réception à la maison pour le courrier, les documents de travail, les documents scolaires, les notes de téléphone, les documents imprimés, les articles découpés, les tickets de magasins, etc. Combien de comptes emails avez-vous ? Voyez si vous pouvez transférer vos emails vers le même compte email. Toutes les messageries ont des solutions de redirection de mail vers une autre adresse.
Moins vous avez de boîtes de réception, mieux c’est. Ayez pour objectif d’en avoir 4 ou 5, pas plus.
Ensuite, maîtrisez vos boîtes de réception. Ne les laissez pas déborder. Sinon, vous n’arriverez plus à gérer cette masse d’informations, ce qui peut être très stressant. Au lieu de cela, devenez le maître de vos boîtes de réception. C’est vous le chef !
Vérifiez et traitez vos boîtes de réception une fois par jour. Pour certaines boîtes de réception, vous pourriez avoir besoin de les vérifier plusieurs fois par jour mais n’en faites pas une obsession. Vous gaspillerez votre temps et diminuerez votre productivité. Faites-le au minimum une fois par jour pour éviter de laisser les choses s’accumuler.
Comment traiter ?
1. Commencez par le dessus de la pile, en prenant une décision rapide et immédiate. Vous prenez le premier élément de votre boîte de réception et décidez rapidement de ce que vous en faites. Non, ne le mettez pas de côté pour plus tard, ne le remettez pas dans la pile non plus, prenez une décision.
2. Je jette. Si vous n’en avez pas besoin, jetez-le, supprimez-le, direction poubelle. La poubelle doit être votre premier choix, votre choix par défaut.
3. Je délègue. Etes-vous la personne la plus indiquée pour faire cette action ? Si non, déléguez la tâche à quelqu’un d’autre et ensuite classez ou jetez le document qui s’y rapporte.
4. Je le fais immédiatement. Si la tâche prend moins de 2 minutes, faites-la immédiatement et ensuite classez ou jetez le document qui s’y rapporte.
5. Je planifie. Si l’action prend plus de 2 minutes, ajoutez-la immédiatement à votre liste de tâches à faire et planifiez-la.
6. Je classe. S’il s’agit de quelque chose que vous avez besoin de garder pour référence, classez-le. Pour tout document physique, utilisez des classeurs avec séparateurs. Identifiez vos classeurs et séparateurs de manière claire et précise. A éviter absolument : “Divers” ou “A classer” qui ne veut rien dire… Ne laissez pas les choses s’accumuler, classez-les tout de suite.
7. Dans tous les cas, ne laissez pas l’élément dans sa boîte de réception. Jetez-le ou classez-le. Faites ce travail jusqu’à ce que votre boîte de réception soit vide. Note : Si vous avez plusieurs centaines d’éléments à traiter dans votre boîte de réception, il est peut-être plus judicieux de les regrouper dans un dossier à part. Planifiez ensuite quelques heures d’affilées pour traiter ces informations. Ensuite traitez chaque nouvel élément à partir de maintenant.
8. Répétez ce processus pour garder vos boîtes de réception vides. Cela devrait être facile si vous avez réduit le nombre de boîtes de réception. Félicitez-vous lorsque vos boîtes de réception sont vides ! C’est un sentiment agréable et vous le méritez bien. Rappelez-vous : ne vérifiez pas vos boîtes de réception de manière obsessionnelle et planifiez votre temps de traitement.
Vous pouvez également appliquer cette méthode à votre bureau, aux tiroirs de votre bureau, à vos armoires, etc.
Prochainement, nous verrons comment traiter nos emails efficacement, comment classer nos documents et comment garder un bureau désencombré…
En attendant, je compte sur vous pour traiter vos boîtes de réception comme il se doit. Jetez un maximum et ne procrastinez pas ! C’est le meilleur conseil que je peux vous donner.
Et ensuite, dites-moi dans les commentaires comment vous vous y prenez pour traiter vos notes.
Bonjour Judith,
Et merci pour cet article très intéressant. Moi qui veux dans mon pari fou y inclure l’utilisation de ZTD, tes articles m’aideront car j’ai bien du mal à être ordonné. Pour ce qui de mes mails. J’y passe beaucoup trop de temps tellement j’en reçois. Et j’ai souvent du mal à tout traiter donc ça s’accumule.
Bonne continuation
Fabrice
Bonjour Fabrice !
Merci à toi pour ton commentaire. Alors si tu accumules les mails, c’est peut-être que tu accordes trop d’importance à certains. Tu peux archiver tous tes mails dans un seul dossier ou répertoire que tu nommeras « avant le X », X étant la date du jour où tu as fait l’archive. Ainsi, sans réellement les effacer, tu sauras quels sont les mails dont tu as vraiment besoin lorsque tu devras aller rechercher dans tes archives.
Dis-moi si ça marche pour toi !
Oui merci Judith pour tes conseils.
En fait, j’ai pris une bonne partie de ma matinée à tout trier, jeter ce qui n’était vraiment nécessaire et classer dans des dossiers bien spécifiques ceux qui devaient être gardés. J’ai pris comme résolution de faire ce travail chaque jour pour ne plus avoir cette liste interminable qui déprime. Ça va beaucoup mieux comme ça.
Ah super ! C’est génial de t’être attelé à cette tâche. C’est mieux comme ça, hein ! Tu verras, maintenant tu seras beaucoup plus concentré sur ce qui est vraiment important.
Bonne continuation !
Oui c’est tout à fait vrai. Je perds moins de temps et surtout je me sens mieux. On ne s’en rend compte que lorsqu’on a mis tout cela en pratique.
Merci encore
Et bonne continuation
C’est chouette, je suis contente que cet article t’ai apporté la sérénité du mail !
J’ai fait la même chose et je dois dire que c’est très gai comme sentiment. J’ai l’impression d’être à jour dans tout !
oui j’ai mis ce conseil en pratique dès reception le mois dernier: ça marche pour les nouveaux mails, mais je ne trouve toujours pas le temps de traiter les anciens; Le fait est en tous cas, que le moral est meilleur qd je vois que le nombre de mails en attente n’est pas élevé; merci pour cette astuce.
Hello Fabrice!
pour les mail comme beaucoup j’utilise GMAIL et j’applique la même technique ZTD .je vide la boite de réception.chaque fois que je l’ouvre.
Ma décision porte seulement:
action de moins de 2mn ….je répond de suite
sinon soit je transfère…sois je le glisse dans les « suivis »
pour y revenir quand j’ai l’info qui manque.
mais dans les suivis…. tout le reste je le met dans les archives (7 giga ….après plus de 5 ans j’en suis à moins de 20% ….en jetant presque rien…(si les pubs 3 suisses etc…)
Cela aide à la décision.je ne jette pas ….j’archive…et je classe virtuellement avec autant d’étiquettes que je veux donc si je recherche l’info je la retrouve en moins d’1 mn…
J’ai quelques règle de tri automatique pour les recherche google par exemple…
je m’envoie même des mail pour classer mes papiers importants après les avoir scannés et mis dans le classeur. de même pour les factures-garantie et même les mode d’emploi qui on toujours disparu au moment ou on en a besoin.
Là …. »recherche dans les message ». <> et hop mon mode d’emploi apparait devant mes yeux…
<>…hop la copie de l’ordonnance
est là ;
plus besoin de chercher dans les classeurs….
Du coup au niveau papier….une fois scanné…j’en jette
beaucoup plus sans arrière pensée…car je suis bien plus sur de le retrouver…et à temps;)..et il sont même prêts à être imprimé.. »vous vouliez combien d’exemplaire?
Le bonheur….
mais bon demain il faut que je range mon bureau…physique…car là je suis nettement moins efficace….
La boite de réception c’est un peu encombré ces jours ci et je me suis laissé un peu dépasser physiquement…
Judith ..je crois que je serais très attentif à la lecture de ton prochain article « comment garder un bureau désencombré… » Il va tomber à point!
et pour préparer ton prochain article sur les mail
Une astuce de Benoit Descary
que j’utilise depuis quelque temps pour le tri des mails : avec des étoiles plein les yeux…
voir article ici
http://descary.com/gmail-triez-classez-et-affichez-vos-mails-par-ordre-importance-astuce/
et une adaptation au gtd :
créer des tri par type d’action, façon GTD (Next action, Waiting For, Planned Action et One day may be), et ça colle parfaitement avec ma liste de tâches.
A bientôt le plaisir de te lire
Bonjour Xavier,
Personnellement, j’utilise mail sur mon mac et j’ai commencé à faire pas mal de dossiers. Mais ta vision du classement est très intéressante aussi. Je pense que je vais garder certaines idées.
Merci pour le clin d’œil.
Bonjour Xavier,
J’utilise aussi Gmail et j’en suis vraiment ravie. J’aime beaucoup la méthode des étoiles plein les yeux ! Je crois que je vais l’essayer aussi. Merci pour cette astuce et d’avoir partager ton expérience.
Et sinon, tu as bien désencombré ton bureau comme prévu ?
A bientôt,
Judith
Oui il est nickel il à été débarrassé de fond en comble….briqué et j’ai traité façon GTD la pile de papier extraite … je peux te dire que tu en est le catalyseur car j’avais plein d’autre taches qui me paraissait toutes plus urgentes et qui m’auraient incité à différer encore ce rangement…
Pourtant j’avais fait une bonne purge il y à ….eu c’est vrai que le temps passe vite.. plus d’un mois…
c’est vrai aussi qu’il faut y être attentif car les papiers ont vite fait de reprendre possession de l’espace libéré…
Et la meilleure récompense c’est que du coup les tâches que j’avais mis en suspend sont maintenant beaucoup plus facile à réaliser car j’ai l’esprit libre . Oui cela en vaut vraiment la peine!
J’ai donc mis un panneau: GTD pour m’inciter à le faire tous les jours….
Pour autant j’ai loin d’avoir fini car il me reste à appliquer le même traitement de fond aux différentes
pièces de la maison au placards et un gros morceau ..la cave…
ou nombre de papier sans importances gardé « au cas où….un jour …. et qui ne justifie pas la place qu’ils occupent….
A bientôt le plaisir de lire ton prochain article!
il va m’aider à entretenir …cette sérénité retrouvée…
Xavier
Bravo Xavier,
Ton enthousiasme est formidable, je suis très fière de toi et très heureuse d’avoir pu t’aider !
Pour garder ton bureau dégagé maintenant, il ne te suffira plus que de quelques minutes par jour et de quelques règles de base à observer.
Bravo !!
Je mets en place cette 2ième bonne habitude même si j’essayais déja de le faire… en effet je suis parti 2 semaines sans internet, quelle folie lorsque je suis rentré ! plus jamais !!
J’èspère que tu va bien, on se croise bientôt ?
Amicalement !!
Bonjour David, je suis contente d’avoir de tes nouvelles et de voir que tu continues sur ta lancée, c’est chouette !
Tu es parti skier ? Sans internet ? C’est bien de faire un break de temps en temps. Mais c’est clair que quand on revient, c’est chaud !
J’espère que tu t’en sors quand-même. Normalement, si je compte bien, tu vas bientôt entamer la 3ème habitude…
Allez, courage et bonne continuation.
J’installe une nouvelle habitude toutes les 2 semaines La première est presque devenue routine
Donc rendez-vous dans 2 semaines :p ou avant si tu veux venir sur Charleroi au Café numérique After Work ce samedi. Quoi qu’il serait plus intéressant pour toi de venir fin février : http://www.cafenumerique.be
A très vite.
Bonjour Judith,
après 1 mois, je collecte, je collecte. Il y a des semaines avec et d’autres un peu moins bien mais dans l’ensemble la collecte est régulier.
Maintenant je vais traiter et prioriser et pour moi, c’est là que les choses vont se compliquer. J’ai un mal réaliser les taches de ma liste malgré les priorités.
Mais bon, j’en suis conscient, je vais m’appliquer.
depuis que j’applique tes conseils sur le rangenemt du bureau, c’est fantastique, il est rangé même que mes collaborateurs me demandent comment je fais. J’ai sous les yeux en permanence les grands principes (je jette, je délégue etc) pour les documents c’est presque gagner pour le reste, j’ai encore bcp de progrès à faire.
Merci à toi pour tes conseils et tes rappels mensuels pour les nouvelles habitudes.
Eric Escoffier
Bonjour Eric et bienvenue sur le blog !
j’espère que tu as bien collecter tout dans un petit carnet comme conseillé… ;p
Pour mettre des priorités tu ne dois pas hésiter à trancher dans le lard, je veux dire de ne te focaliser que sur l’essentiel et d’oublier le superflu. Je sais que c’est difficile mais tu verras qu’alors tu arriveras plus facilement à terminer tes tâches.
Et bravo pour ton bureau ! Un bureau rangé et dégagé est gage d’efficacité et de sérénité.
Bonne continuation et reviens nous voir souvent !
Judith
Bonjour Judith,
Ai bien lu les 10 habitudes, en plusieurs jours et je commence à appliquer à ma sauce. Pour la collecte, j’avais déjà un emplacement défini pour tout ce qui devait être fait mais je suis en train affiner le classement car certains papiers y restaient trop longtemps.
Je donnerai des nouvelles dans une semaine environ .
A bientôt
Bonne continuation Linda ! Viens donner des nouvelles ici quand tu veux !
Cher judith,
Voila un peu plus d’une semaine que j’ai découvert votre blog et la méthode ZTD. C’est vraiment super!
Je suis contente de voir que je ne suis pas la seule à me laisser déborder!
Pour être honnête je compte me mettre à suivre vos préceptes à partir du mois prochain ,j’ai recommencé à travailler il y a quelques jours après de longs mois de convalescence. Je me laisse quelque semaine d’adaptation avant de me lancer dans cette grande réorganisation de mes ou devrais-je dire nos habitudes à toute la famille.
J’ai quand même déjà acheté 1 carnet pour commencer à noter tout et cherche un panier pour le courrier papier ( les mails ne me pose pas de problèmes, ils sont bien les seuls!) à placer dans l’entrée.
Je vous tiens au courant.
A bientot
Avec plaisir Auredo et bonne reprise de travail ! Prends bien soin de toi.
Coucou,
Je sais que je suis un peu en décalage par rapport au planning mais j’avance! A mon rythme! J’ai placé cette après midi un panier dans l’entrée pour tout ce qui est papiers ( et surtout expliqué à mon mari, un champion de la procrastination!). J’ai rassemblé dans le panier tout ce que j’ai pu éparpillés ainsi que mon chéri. Objectif trier et classer tout ça mardi ou mercredi.
Pour ce qui est du carnet j’ai commencé il y a 6 jours une sorte de bullets journal, j’espère m’y tenir sur la longueur.
Enfin comme mon mari et moi sommes tous les 2 dans le paramédical ( impossible d’avoir une routine de vie) je suis en train de chercher sur le net des recettes et méthodes pour planifier mes repas sur 1 ou 2 semaines et être également mieux organisée pour les courses du coup.
Voilà beaucoup de boulot en perspective pour mettre tout ça en place mais au final j’espère une grande satisfaction personnelle et une vie plus organisée!
A bientôt
L’important est que tu avances. Bravo pour tout ce que tu as déjà mis en place, c’est fabuleux !
Bonjour Judith
Je met en pratique tes conseils ,mais j’avais tellement de retard das mes mail que je ne suis pas encore à jour.Mais ça va venir…Merci Judith.
Bonjour Judith,
Un grand merci pour ce défi qui tombe à pic. Bien qu ordonnée quand je m y mets des que je me laisse aller je me retrouve vite dépassée. Avec une petite de 8mois Je ressens le besoin de mettre en place des routines des habitudes afin d alleger mon esprit et mon intérieur. Au premier mail tout me semblait difficile a mettre en place finalement les jours passant j’ai quasi tout mis en place: un carnet dans lequel je note tout et que je consulte chaque matin en ayant pour objectif d en barrer au moins un ce qui est le cas, pas encore de corbeille a courrier mais je commence à avoir le réflexe de prendre une décision pour le courrier avant même de l avoir depose et un tri mail que j apprehendais vu la masse de travail : je vais donc appliquer ton judicieux conseil de tout mettre dans un dossier de repartir à zéro dans ma boite de réception et de vider ce dossier par étapes,j’ai bien envie d appliquer la méthode du pomodoro. J attends la suite avec impatience merci
Et bien voilà une raison de plus de garder mon carnet de note près de moi H24. Lors d’une de mes visites sur ton blog, j’ai vu dans les commentaires que tu avais mis un lien vers un carnet de notes sur amazon. De mémoire ce serait un Oxford mais même plus sur. Et voilà une heure que je parcours les pages de ton blog pour retrouver ce satané lien. Si seulement j’avais noté le nom de ce carnet. Grrrrrr.
Peux tu m aider? C’est un carnet avec feuilles qu’on peut deplacer, intercalaires, et il me semble pochette à la fin.
Merci d’avance et merci pour ton blog, tes astuces, etc….
Je me suis inscrite trop tôt apparemment à ta news letter ( j’etais pas prête psychologiquement je crois), faut que je recommence du début
Bonjour Aude-Rose, c’est probablement le carnet Moleskine. Tu peux le trouver sur amazon.fr : http://amzn.to/28YbxeH.
Pour la newsletter, si tu veux recommencer depuis le début, tu peux te désinscrire et puis te réinscrire quand tu te sentiras prête. En attendant, tu peux suivre le reste des infos et l’annonce des nouveaux articles sur la page Facebook par exemple.
Voilà voilà !
Super merci beaucoup. Ce n’était pas à celui là que je pensais mais du coups c’est top quand même pour commencer. Et merci pour l’astuce pour recommencer à zéro
Merciiiiiii
bonjour, voici quelques semaines que j’essaie de suivre la méthode ZTD. Chose curieuse j’arrive à m’y tenir pour une fois. Je suis un maman de 3 enfants et l’organisation déraille souvent voire constamment. J’ai déjà adopté le petit carnet de note et la corbeille aux papiers à la maison. Point positif, je retrouve mes affaires, je cherche moins les choses. Je vais maintenant tenter de ne pas procrastiner pour traiter les informations papiers …. A suivre
Merci Judith pour ton aide
Bonjour,
Vieille désordonnée chaotique de 46 ans, je me suis fixée comme résolution 2017 le rangement et grâce à tes conseils Judith, je m’y tiens et la règle des moins de 2 minutes m’est très utile. Merci pour tout.
Virginie
je suis toujours,j’ai le petit carnet,un endroit(pas définitif mais on lui fait sa place) pour collecter,ça tombe bien cette nouvelle habitude,je suis la reine de la procrastination niveau paperasse lol donc j’ai préparer les classeurs pour trier et ranger les documents importants,d’ailleurs j’ai lu plus haut une astuce,scanner les notices de montages et autres documents dont on peu facilement jeter le papier,et ensuite se l’envoyer en mail,pas mal car si le pc tombe en panne,on peut tout de même retrouver ses papiers,merci je placerait chaque fois(1 par semaine peut-être) les boites ou j’accumulais tout les papiers sans trier,comme ça je finirais bien par désencombrer ET bien ordonner,surtout que j’avais aménager un petit placard pour tout ça,enfin merci pour tout judith
Bonjour,
Alors en ce qui me concerne j arrive à m astreindre de déposer tout courrier, papier, ticket de caisse systématiquement dans un bac, mais je n ai encore rien réussi à trier …
Il y avait les papiers qui y étaient déjà là avant que je mette en place la première habitude, auxquels sont venus s ajouter tous les nouveaux …alors je n arrive pas du tout à rien que m installer pour commencer à les trier et gérer… je sais qu en en faisant un petit peu chaque jour, c est vite fait , ca ne penses pas et on est content, sauf que là il y a un gros arrièré de travail à faire.. alors ce n est pas quelques minutes mais plusieurs heures!! Et là je ne me sens vraiment ni l envie ni le courage …
il ne faut pas tout faire d’un coup,ça lasse très vite,perso je donnes 1 h à peu près,je prends une boite(ou un tas) et je jettes tries et range directement,la j’ai attaqué car j’ai besoin de documents lol,j’ai pris un récap combien de temps garder ses documents divers,ça aide,ça désencombre très vite,voilà
Ça rentre doucement et j’ai opté pour un trieur afin de ne pas laisser la corbeille déborder.
Et mieux on s’organise pour créer un coin bureau avec des étagères uniquement dédiées aux papiers.
Vous êtes mon coach . Merci