Simplifiez, simplifiez, simplifiez.
– Thoreau
Une des clés de tout système de gestion du temps sont les listes de tâches – toutes les tâches que vous ne pouvez pas faire sur le moment sont organisées de telle sorte que vous savez ce que vous devez faire à chaque instant.
Dans la méthode GTD de David Allen, il est recommandé de séparer les tâches dans différentes listes, appelées « listes contextuelles », telles que @bureau, @ordinateur, @maison, @téléphone, @courses, etc. La raison est que lorsque vous êtes dans un contexte particulier, vous ne devez avoir sous les yeux que les tâches dont vous pouvez vous occuper à ce moment-là, plutôt qu’une longue liste de tâches dont la plupart ne sont pas faisables immédiatement.
De même, dans la méthode ZTD, il est important de garder un système simple que vous pourrez réellement utiliser… un système dans lequel vous aurez confiance.
Voici les 3 composants d’un système simple et fiable :
1. Organisation. Un système simple se compose de boîtes de réception, d’un agenda, de listes, et d’un système de classement.
2. Outils. Il est également important que vous utilisiez des outils très simples, de façon à ne pas devoir trop maintenir le système.
3. Utilisation. Finalement, le plus important est que vous utilisiez vraiment le système, et que vous preniez l’habitude de le contrôler quotidiennement.
Organisation
Utilisez les listes dont vous avez besoin mais gardez votre système aussi simple que possible. Bien que les listes contextuelles soient utiles, elles peuvent être difficiles à maintenir. Point trop n’en faut donc.
Voici comment vos listes pourraient être organisées :
@travail : pour tout ce qui concerne le travail.
@maison : pour toutes les tâches qui concernent la maison.
@personnel : pour toutes vos tâches personnelles.
@courses : pour toujours avoir votre liste de courses à portée de main.
@téléphone : pour tous les coups de fil que vous devez donner.
@en attente : pour toutes les tâches que vous devez suivre et qui sont en attente.
Vous pouvez aussi vous créer une liste « un jour/peut-être » destinée à recevoir tout ce que vous ne pouvez pas ou que vous ne voulez pas faire tout de suite, mais que vous ne voulez pas oublier non plus. Vous pourrez y revenir régulièrement pour vérifier si certains éléments ne peuvent pas passer dans une autre liste en vue d’être réalisés.
Peu importe l’organisation de vos listes, n’oubliez pas que ce ne sont pas des listes de choses à faire aujourd’hui. Les listes @travail, @maison, @personnel sont uniquement des listes de base qui vous servent à définir vos tâches les plus importantes du jour. Les listes @courses, @téléphone, @en attente peuvent être vérifiées au besoin, bien évidemment. De plus, si cela vous aide, vous pouvez aussi créer une liste Projets, pour vous aider à contrôler vos nombreux projets.
Outils
Alors que de nombreux outils populaires (Remember the Milk, Outlook) rendent les choses un peu compliquées, tout ce dont vous avez besoin sont vos listes.
Beaucoup de gens passent du temps à jongler avec leurs outils, à créer un système compliqué, à changer d’outils et de système toutes les deux semaines… plutôt qu’à réellement travailler sur leurs tâches. Ici, il vous est demandé d’utiliser les outils les plus simples possible, pour ensuite ne plus avoir à vous en préoccuper. Avec ZTD, il s’agit de passer à l’action, et non de chipoter avec vos outils.
A ce stade, vous vous demandez certainement quels sont les outils à utiliser pour gérer vos listes ? Il existe une grande variété de logiciels de gestion de tâches que vous pouvez trouver sur internet en faisant une petite recherche sur Google.
Pour ma part, j’ai opté pour les outils suivants :
- Un gestionnaire de tâches : j’utilise Google Tasks. Simple et intégré à l’agenda Google, il me permet de déterminer des listes contextuelles et de mettre une date limite pour chaque tâche. Je peux aussi envoyer ces listes par email.
- Un carnet de notes dans lequel je note tous les jours mes 3 tâches les plus importantes et les autres tâches que j’ai prévu de faire dans la journée.
Voici d’autres outils pour une organisation simple :
- Un agenda : j’utilise Google Agenda et un agenda papier. Cela fait double emploi mais j’avoue que je serais perdue si mon agenda Google ne fonctionnait plus…
- Un système de classement des papiers : Pour classer vos papiers, vous pouvez utiliser des dossiers classés par ordre alphabétique, par client, par projet, etc. Pour les fichiers numériques, vous pouvez utiliser la même logique de classement que sur papier. Vous gagnerez en clarté et remettrez facilement la main sur vos dossiers. Pour d’autres trucs de classement des documents, lisez l’article.
Utilisation
L’étape suivante de cette habitude est en fait l’étape la plus importante, plus importante que les outils que vous utilisez. Il s’agit de passer en revue vos listes tous les jours.
Je conseille d’en faire une routine où vous contrôleriez vos listes le matin ou en fin de journée. Et évidemment, consultez vos listes de courses et d’appels à donner chaque fois que nécessaire. Il ne s’agit pas d’une habitude très difficile, mais c’est une habitude sur laquelle vous devrez vraiment vous concentrer durant les 30 jours qui viennent. Parce qu’une fois que vous aurez l’habitude de vérifier vos listes quotidiennement, votre vie commencera à être beaucoup plus organisée et productive.
Et vous, comment gérez-vous vos listes de choses à faire ?
J’ai paramétré ma boite mail pour que les mails que je reçois arrivent directement dans les dossiers concernés :
Factures, newsletter, identifiants (sur les sites) correspondance blogosphère, business, amis…)
Mine de rien cette simple chose me fait gagner pas mal de temps
Je n’aime pas trop le « un jour peut-être », car j’ai trop une image de « à la saint glin glin » !!
Je n’aime pas trop non plus l’idée d’un jour / peut-être. J’ai l’impression que cela ne sera jamais fait. Mais c’est quand-même utile de noter nos idées et projets pour le futur. Cela aide à se fixer de nouveaux objectifs et d’avoir des plans pour l’avenir. Cela permet aussi de ne pas oublier nos bonnes idées !
Bonjour Judith,
j’ai un classeur petit format dans lequel j’ai mis toutes mes listes de taches. Ca me permet d’etre tres flexible et de réorganiser mes fiches si j’en ressents le besoin.
Me feuilles sont séparées par des intercalaires qui correspondent chacun à un projet
J’ai également découpé mes taches perso (hors projet) par importance : Urgent et Important / Urgent et pas Important / Pas Urgent et Important / Pas urgent et Pas important. Cette techniqe me permet de retrouver plus vite mes taches les plus importantes.
Si je comprends bien, tes listes de tâches sont classées par projet et les tâches sont priorisées ? Si c’est ça, j’applaudis des deux mains !
Bonjour Judith,
Bon ça y est, je vais m’y mettre dés la semaine prochaine et vais opter, pour le moment, pour un agenda et un carnet de note. Je pense que je noterais toutes mes tâches qui me passent par la tête durant la journée, puis le soir ferais le trie et marquerais les plus importants sur l’agenda pour le lendemain. Qu’en pense-tu Judith ?
Merci pour tous ces conseils.
Bonjour Arnaud, je suis heureuse que tu t’y mettes. Tu verras, ça change la vie !
Procéder comme tu le décris est une très bonne solution, c’est très bien et très simple. C’est comme cela que je procède également. N’hésite pas si tu as besoin d’aide et si tu as des questions. Viens aussi nous raconter comment tu t’en sors.
Bonne semaine !
Bonjour, pour ma part, j’ ai testé puis abandonné les méthodes sur ordi (« remember the milk », « ever note ») et autres logiciels (« agenda family »)…etc, pour reprendre papier et crayon, tout simplement.
J’ ai un carnet, toujours dans mon sac, pour noter tout ce qui me vient à l’ esprit quand je suis en dehors de la maison. Je reporte les infos de ce carnet tous les 2,3 jours.
Ensuite, j’ ai un planning quotidien où je programme mes 3 tâches prioritaires du jour, mails et coups de téléphone à passer, 5 autres petites choses qui prennent peu de temps à faire si possible, 1 exercice-plaisir du jour, et toutes les tâches pour les jours à venir ainsi que toutes les idées sorties, lecture recettes qui me viennent à l’ esprit.
J’ ai ainsi tout sur le même support. Je n’ ai pas de listes par domaine. Je veille simplement dans la programmation de mes tâches à varier ( enfants, maison, travail…) pour que ça avance dans chaque domaine, mais aussi pour éviter l’ ennui. Varier les tâches, ça motive à les accomplir.
Tous les soirs, je reprends mon planning du jour et je prépare celui pour le lendemain.
Voila.
Je vous envoie des exemples : 1 planning vierge et 1 complété pour vous donner une idée.
A bientôt.
Bonjour Maud et merci de partager ton expérience. Je vais aller consulter ton planning pour voir comment tu t’organises. Mais tu sembles déjà très bien maîtriser la gestion de tes tâches.
Les logiciels de gestion du temps peuvent être une bonne solution à condition qu’ils ne nous compliquent pas la vie. C’est pour cela que j’utilise Google Tasks, c’est intégré dans Google Agenda. La seule chose est qu’il ne gère pas les rappels. Mais je peux créer des listes de tâches pour chaque domaine, pour des projets différents, donner une date limite, m’envoyer la liste par mail, l’imprimer, etc.
Pour le IRL
**mon filofax est le plus efficace pour moi, mais il reste a la maison sauf si je pars plus d’une journée.
Pour ce qui concerne le PC (mes blogs ,les mails ) j’ai
**des notes « tomboy »sur mon « bureau virtuel »
**Un carnet attrape-tout dans mon sac que je transpose le dimanche soir quand je range mon sac (un rituel qui évite d’avoir des relevés de CB de l’an passé dans le fond du sac ou des bombons fondus ou encore la lettre non postée avec le rib de la facture du téléphone d’il y a 3 mois )
** Un « home journal » que je me suis offert en Angleterre cet ete et qui remplace mon ancien classeur flyladies
Avec mes routines, mes n° importants , mes travaux saisonniers, mes listes ( celles de ce qu’on emporte en vacances hiver/ete – celles des voeux de fins d’annee, la liste des cadeaux dejà acheté pour noel , pour qui ET OU ILS SONT RANGES etc ..)
4 outils MAISSSSSssssssss
j’adore ma liste jaune (faite sur du papier jaune, comme cela ça elle se repère vite, pour les détails du jour et de la semaine)
Euh… c’est quoi le IRL ??
Pour moi, les essentiels sont l’agenda, le carnet attrape-tout (ou carnet de notes) et le journal de bord (en bonne flybaby).
Que ferait-on sans notre journal de bord, hein ma bonne dame ?!
Très sympa ce petit emploi du temps =) utile quand on a une équipe sage et prête à l’accepter !
Je suis fan de l’impro mais ça aide
Il ne s’agit pas vraiment d’un emploi du temps pour une équipe sage et prête à l’accepter mais plutôt d’un système de gestion du temps personnel. Se créer des listes de tâches en fonction des différents contextes dans lesquels nous vivons apporte beaucoup d’efficacité.
Bonjour Maman qui s’organise,
Je confirme que les listes sont très utiles même si vous êtes comme moi très organisée.
Tout d’abord le dimanche soir je réfléchis aux tâches à effectuer, puis j’écris tout sur mon IPHONE que je fais sonner deux fois.(au cas où)et qui est couplé avec mon ordinateur. Résultat impossible de louper quelque chose.
Dès que je pense à qq chose immédiatement sur le téléphone ne pas remettre au lendemain sinon c’est fichu. Si c’est une idée je le mets sur le dictaphone (du téléphone).
J’ai toujours été dotée d’une excellente mémoire mais les sollicitations extérieures sont tellement nombreuses que le système des listes est un atout incontestable.
Un livre très intéressant sur les listes « L’art des listes : Simplifier, organiser, enrichir sa vie de Dominique Loreau ».
Bon courage maman qui s’organise et doit être en plein boom pour la rentrée
Bonjour Sylviane,
Merci de me rappeler que j’ai aussi dans ma bibliothèque l’Art des Listes de Dominique Loreau. et que je ne l’ai pas encore lu… Je vais d’ailleurs mettre cette tâche dans ma liste @personnel !
Bonjour Judith et merci pour ce rendez-vous…
J’ai du mal, pour ma part, à changer mes habitudes d’organisation. Pourtant, je ne suis vraiment pas un maître en la matière et il y aurait du chemin à faire.
Mon truc, c’est l’agenda et le petit papier volant. Quand mon bureau déborde de petits papiers, je les rassemble, regarde si j’ai effectué la tâche et jette… Ce n’est pas très écolo, mais c’est ce qui fonctionne le mieux.
Quant à l’agenda, c’est un peu pour suivre tes conseils et ça vient doucement : noter les tâches au fur et à mesure puis vérifier le soir et… faire du mieux possible !
Bref, je m’attèle à tes conseils autant que faire se peut, mais je reste mauvaise élève. L’essentiel n’est-il pas de s’améliorer petit à petit ?
Evidemment Bernadette que l’essentiel est de s’améliorer petit à petit. La pratique amène le progrès comme dirait FlyLady donc tu es sur la bonne voie…
Tu peux noter tes tâches dans ton agenda si tu veux mais le mieux est d’y noter tout ce qui est déterminé dans le temps, à date fixe, tes rendez-vous, etc. Les tâches sans date d’échéance doivent être classées par priorité en fonction de leurs importance et urgence et ensuite planifiées dans ton agenda. Si tu n’as pas envie de les planifier tu les laisses sous forme de listes et tu coches quand c’est fait. Facile, non ?
J’en profite pour m’excuser auprès de tout le monde pour le délai de réponse à vos commentaires. J’ai perdu ma connexion internet pendant une semaine à cause de travaux proches de chez moi. Toute la rue a été privée de connexion jusqu’à hier soir, 7 jours complets au total.
Maintenant les choses sont réparées et je ne devrais plus avoir de souci pour vous répondre rapidement !
Bonne journée à tous,
Judith
IRL = In Real Life
Bonjour,
Merci pour tous ces bons conseils sui font vraiment du bien au quotidien. Cela faisait longtemps que je cherchais un moyen d’y voir plus clair et je l’ai trouvé avec votre site !
En revanche, j’ai beau m’appliquer, il y a des fois où j’ai l’impression de me noyer encore. Ce système simple et fiable par exemple, je ne l’ai pas : j’ai mon petit cahier pour les listes, mon application « to do list » pour l’avoir toujours à portée de main, mon agenda papier et électronique et en fait je m’y perds ! pourtant je ne vois pas me séparer de l’un d’entre eux !
Avez-vous un petit conseil ?
Bonjour,
merci pour le partage . Très intéressant !
les informations pour le systéme sont génial !
Bonne journée.
Bonsoir,
J aurais voulu savoir si a tout hasard tu n aurais pas garder dans tes archives les fichiers dont parle Maud dans le message du 3 septembre 2011.
Je serais tres interesser de voir un exemple.
Je vais continuer mes recherches pour faire ma revue hebdomadaire que je dois faire maintenant.
Aller lecture et action.
Bonne soiree.
Natou
Bonsoir Natou,
Malheureusement, je n’ai pas gardé les fichiers de Maud. Mais je vois bien de quoi elle parle, tu me donnes d’ailleurs une idée pour un prochain billet.
A très vite !
Coucou Judith !!
Me revoila sur ce billet après quelques mois !!
Me voila arrivée à la 5eme habitude !!!
Yes, on est a la moitié !!
Bilan de l habitude precedente : agir !!!
Tout dans le vert au niveau de mes objectifs prioritaires !!!
Finit la saison de travail !!!
Maintenant on profite des vacances !!!
La nouvelle habitude tombe a pique car je suis piquée par une folie de simplification de mon systeme depuis quelques jours.
Apres avoir pris l habitude d ecrire simplement mes rdv et choses importantes dans un agenda et un carnet attrape tout.
Apres etre passé a un support unique le bullet journal, je vais opter pour la rentrée pour soit un organizer soit un classeur, soit un cahier a spiral pour pouvoir avoir comme un JDB miniature avec des onglets pour les projets en cours, et toutes mes listes.
Et j ai compris pendant mes différentes reflexions et auto analyse, que j ai besoin que mes infos soient centralisées au memes endroits et que j ai du mal a synthétiser !!Si tu as des conseils, je suis preneuse !!
En esperant que la simplification de mon systeme m aidera a m ameliorer sur ces points !!
Bisous
Merci pour ce super article!
Je trouve enfin un système qui me convient: simple et fiable!
J’utilise déjà les listes et l’agenda, je vais ajouter le petit carnet!
Tes listes à imprimer sont pas mal.
Sur ton carnet, tu notes tout à la suite; ou tu prioriser d’abord?
Bonjour Judith,
Pour ma part, je gère mes listes de tâches dans mon Bullet Journal (deux en fait : perso/projets et pro). On y retrouve un horizon assez court.
Pour un horizon plus lointain, j’utilise Trello qui me permet d’avoir une vision plus globale (et plus souple) de mes différents projets.
Merci pour ton article,
Ernilie
Bonjour,
pour ma part tous les soirs je fais ma liste de tache pour le lendemain dans mon carnet , et j’écris celle concernant la maison sur un tableau blanc situé dans mon couloir.
Ca à permis a mon mari de se rendre compte de tout ce qui avait a faire chaque jour et de lui même c’est mis à m’aider.
Aujourd’hui en rentrant du travail j’ai souvent la surprise que certaines taches ont déjà été faite !!
Car avant quand je lui demander un coup de main il me disait souvent ‘tu peux le faire toi y en a pour 2min’.
Merci pour tout vos conseils j’ai pu me prendre des petits moment pour moi et retrouver une vie moins stressante
Bonjour,
Pour mes rendez-vous j’utilise l’application » calendrier » de mon Iphone, pour la gestion des tâches j’utilise une application « rappel » qui permet de les hiérarchiser, et d’afficher au besoin une notification à une heure et/ ou à un endroit. Enfin pour mes idées, liste de courses, etc,.., j’utilise l’application « Notes ». Et tous ceci est sauvegardé automatiquement sur mon compte Icloud, en cas de problème avec mon tél.
J’utilise en parallèle un bullet journal mais qui me sert plutôt de brouillon pour pouvoir tout planifier avec les applications de mon tèl.
J’ai du mal à suivre un bullet journal car je trouve déjà que cela prend trop de place dans mon sac à main et que c’est plus long à gérer.
Pour les projets j’utilise un cahier à spiral. Pour les informations importantes de la maison (n° de tèl école, garderie, coordonnées médecin, assurance,…), j’ai tout regroupé dans un classeur familiale pour ne plus avoir à chercher et si un proche à besoin des infos, il sait où les trouver.
J’ai comme projet de faire un centre familiale pour afficher le planning de ma fille de 7 ans et demi, y mettre le classeur familiale, afficher le menu de la semaine, …..
Pour le travail, j’utilise essentiellement outlook pour planifier les tâches et les hierarchiser.
Merci pour vos astuces, cela me donne de l’inspiration pour améliorer mon organisation.
Christine