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Dans la deuxième habitude de la méthode Zen to Done, nous avons vu de manière globale comment traiter les données que nous avons consciencieusement collectées.
Dans cet article, je vais vous parler plus spécifiquement de la gestion efficace des emails.
Tous les jours, nous recevons plusieurs dizaines voire plusieurs centaines de mails. Parmi tous ces emails, certains nécessitent une réponse, d’autres sont un appel à l’action, d’autres encore attendent d’être lus, etc. Ne parlons même pas de ceux qui sont inutiles et méritent d’être sauvagement supprimés. Cependant, par manque de temps, par procrastination, parce que “on ne sait jamais”, nous avons tendance à les garder tous dans notre boîte de réception. Le risque en faisant de la sorte est de voir sa messagerie ralentir, d’oublier de passer à l’action, de laisser passer un mail urgent, de rater une information importante, etc. Tout ce stress inutile alors qu’il est si simple de traiter ses mails au fur et à mesure. Voyons comment s’organiser pour traiter nos mails de manière la plus efficace qui soit.
1. Résistez à la tentation de consulter vos mails au saut du lit ou aussitôt devant votre ordinateur (excepté si votre travail en dépend). Vous ruer sur votre messagerie dès votre réveil vous empêche de vous occuper d’abord de vos priorités. Consacrez-vous en premier lieu à vos tâches importantes de la journée.
2. Planifiez quand consulter votre courrier électronique. Décidez de consulter et donc de traiter vos mails à certains moments de la journée et pas quand l’alerte retentit. Si vous êtes constamment connecté à votre messagerie et que vous recevez une alerte à chaque nouveau message, vous serez tout le temps distrait et donc incapable de vous concentrer sur votre travail. Consultez vos mails au maximum une fois par heure, c’est-à-dire 3 à 4 fois par demi-journée de travail.
3. Traitez vos mails l’un après l’autre c’est-à-dire de la même manière que vous traitez vos papiers. Prenez une décision rapide sur ce que vous allez faire de ce mail. Munissez-vous de votre carnet de notes ou de votre liste de choses à faire, vous en aurez besoin pour la suite.
- S’il s’agit d’un “indésirable” ou d’un mail transféré du genre la dernière blague qui a déjà fait trois fois le tour du bureau, supprimez-le immédiatement et sans état d’âme !
- S’il s’agit d’un long mail d’information à lire, classez-le dans un répertoire “A lire” que vous avez créé et/ou imprimez-le pour le lire plus tard. Une fois le message lu, supprimez-le ou classez-le si vous pensez devoir y revenir plus tard.
- Si une action est requise et que vous pouvez la déléguer, transférer le mail à qui de droit, supprimez-le ou classez-le.
- Si une réponse est requise et qu’elle prend moins de 2 minutes, répondez au mail, supprimez-le ou classez-le.
- Si une action est requise ou si la réponse prend plus de 2 minutes, prenez note de l’action dans votre carnet de notes ou sur votre liste de choses à faire et classez le mail dans un répertoire “A faire”.
- S’il s’agit d’un mail auquel vous devez donner suite plus tard ou s’il vous manque des informations ou si vous attendez une réponse, classez-le dans un répertoire “En attente”. Ne le laissez pas dans votre boîte de réception pour rappel. Cela vous évitera de le lire, le relire, le re-relire, etc.
4. Utilisez un répertoire “Archive”. Lorsque vous avez traité un email (donc lorsque vous avez répondu, vous avez lu, vous avez agi, vous avez délégué, vous avez classé) et que vous désirez conserver une trace, archivez-le. C’est aussi simple que ça ! En procédant de cette manière, votre boîte de réception est normalement maintenant vide. Si ce n’est pas le cas, glissez le reste dans le répertoire “Archive”. Vous pourrez le retrouver facilement par après si nécessaire.
Pour ma part, j’utilise Gmail pour gérer tous mes mails. J’ai bien une adresse Yahoo et une adresse Hotmail que j’avais créées il y a fort bien longtemps. Ces adresses sont toujours actives mais je ne les consulte plus directement, tous les mails qui tombent dans ma messagerie Yahoo ou Hotmail sont automatiquement redirigés vers ma messagerie Gmail. Ainsi, tous mes mails sont regroupés à un même endroit et je ne dois pas prévenir le monde entier de ne plus utiliser ces adresses.
N’oubliez pas, prenez l’habitude de traiter vos mails l’un après l’autre, quand vous le décidez, c’est-à-dire 5 à 6 fois par jour et pas à longueur de journée.
Et vous, comment gérez-vous vos emails ?
Sources : Email Zen: Clear Out Your Inbox
Bonjour,
Des idées simples mais qu’on ne pense pas souvent à appliquer.Dans mon cas ,dans le cadre pro,c’est vrai que tant que je n’ai pas traité mes mails que ce soit à lire ou nécessitant une action je les gardes dans ma boite de réception et seulement aprés traitement je les classes par catégories soit nom de client,notes internes de service etc.Du coup à chaque fois que je consulte mes mails ,ils me sautent aux yeux ,me rappelle constamment que je dois les traiter,c’est fatiguant,surtout qu’ils ne sont pas classé par nature et priorité,donc ca augmente le stress.Alors que savoir qu’on les a déja classer dans des dossiers appropriés au fur et à mesure de leur arrivée et qu’on pourra se prévoir un créneau dans la journée pour les traiter par lot,ca permet d’être plus serein et productif.
Je m’interresse à ZTD depuis quelques mois aprés avoir comme beaucoup essayer d’appliquer GTD mais trop de contraintes.J’apprécie l’état d’esprit de Leo Babauta,se recentrer sur l’essentiel pour mieux vivre.
J’ai découvert l’existence de ton blog sur le blog d’Argancel,j’aime beaucoup tes articles et la maniére dont tu présentes les habitudes ZTD pas à pas.Et tu apportes la petite touche féminine qui change des autres blogs axé sur l’efficacité personnelle.
Je vais te suivre avec plaisir dans cette aventure:)
Désolé pour le pavé
A+
Catia
Bienvenue Catia !
Et merci pour ces gentils commentaires !
J’espère que les conseils issus de ZTD (et autres) t’aideront à calmer le stress des mails pro. Si tu les classes dans des dossiers « A lire », « A faire », « En attente », « Archive », tu verras que tu te sentiras mieux face aux priorités qu’ils génèrent réellement.
Belle journée à toi,
Judith
Toujours bien efficaces tes petits conseils ! Je les applique souvent, avec de bons résultats. Pour les courriels, j’ai tellement pris de retard que je me suis donné la tâche, chaque matin, de gérer les nouveaux immédiatement (et seulement une fois par jour, mais le soir, je me fais plaisir et consulte juste ceux de mes amis, gardant les autres pour le lendemain matin), puis j’en trie une quinzaine et gagne ainsi peu à peu le gros retard pris ! Mais je trouve que l’idée « archive » est excellente et je vais y penser pour n’avoir plus rien à rattraper !
Par contre, j’aimerais être certaine qu’il y a une différence entre le stockage dans une catégorie et celui de la boîte de réception. Ou bien cette différence n’est-elle que visuelle ?
Bonjour Bernadette,
Merci pour ton commentaire !
Concernant ta question sur le répertoire Archive, je dirais que tout dépend comment tu procèdes. Par exemple, Outlook permet d’archiver les mails dans un fichier à part qui sera stocké sur ton disque dur. Les mails archivés sont supprimés de ta messagerie et ne sont donc plus accessibles directement. Pour retrouver un vieil email, il faut retrouver le fichier sur le DD et l’ouvrir pour ensuite faire une recherche. Il ne faut pas utiliser cette technique.
Le mieux est de créer de nouveaux répertoires (c’est possible dans Outlook, Gmail, Hotmail, Yahoo et bien d’autres) ou nouveaux dossiers, vers lesquels tu glisses les emails à classer avec ta souris. Ces mails sortent de ta boîte de réception ou « Inbox » mais sont toujours disponibles pour une recherche ultérieure. Donc, oui, pour moi la différence n’est que visuelle.
J’espère avoir répondu à ta question. N’hésite pas si tu as des questions.
A bientôt !
Judith
Ces conseils vont m’être très utile pour répondre aux mails de support de mon site web. Merci.
Pour ma part, j’ai plusieurs adresses email, mais je suis débordé quand même
Justement ! Il vaut mieux limiter le nombre d’adresses emails et de boîtes de réception. Je te conseille d’utiliser un système de messagerie dans lequel tu peux récupérer les mails de tes autres adresses. Et si tu appliques les conseils énumérés dans l’article, tu verras que tu ne seras plus débordé.
Tu reçois beaucoup de mails sur une journée ?
En complément de toutes ces bonnes pratiques (que je n’applique pas toujours ) j’ajouterai le traitement des mail qui attendent une réponse. Je les classe dans un répertoire « A suivre » puis, régulièrement, je le reparcours et peux ainsi relancer si la réponse n’est pas venue, ou le supprimer dans le cas contraire…
Et ma dernière action a consisté à supprimer les alertes, surtout sur le smartphone. Je n’imaginais pas que cela allait être à ce point apaisant !
Ah oui, moi, les mails auxquels je dois répondre je les mets dans le dossier « A faire »… Sauf si je peux répondre en moins de 2 minutes.
Je dois dire comme toi que depuis que j’ai nettoyé ma boîte mail, je respire mieux aussi !
Merci pour ton commentaire, je suis allée voir ton blog, j’aime beaucoup ces petites tranches de vie.
A bientôt,
Judith
Bonjour Judith,
Merci pour ces conseils pleins de sagesse. J’ai moi aussi beaucoup de difficultés à gérer ma boite mail. Mais avec tes conseils ça va déjà mieux.
Tu rappelles que certains mails doivent être jetés sans état d’âme. C’est vrai qu’on se dit souvent qu’on les verra plus tard quand on aura du temps. Mais finalement j’ai remarqué que beaucoup d’entre eux sont là depuis longtemps et ils finissent par polluer la boite aux lettres.
Alors merci car se l’entendre dire ça pousse à en prendre l’initiative finalement.
Bonjour Fabrice,
Merci pour ton commentaire !
Malheureusement, il n’y a que 24h dans une journée. Et on est obligé de faire des choix, des choix dans nos lectures comme dans toute autre activité, en fonction de nos priorités.
Je suis contente que ces conseils t’aident un peu !
Belle journée.
Bonjour,
En ce qui me concerne, en mode nomade, je traite mes mails 2 fois dans la journée: comment s’affranchir de l’esclavage de l’e-mail. En cas d’urgence, on me joint par SMS…
Du coup j’ai crée un message de réponse automatique qui explique ma démarche. Et ô miracle tout le monde comprend et approuve ma démarche…
Pour info, je suis GTD malgré le côté rigoureux du système. Mais cela marche bien pour moi.
Nathanaël
Bonjour Nathanaël et bienvenue !
Tu es un exemple à suivre… J’ai lu La Semaine de 4 Heures de Tim Ferris et lui aussi préconise de ne lire ses mails que 2 fois (voire moins) par jour et d’utiliser un message automatique pour expliquer pourquoi on ne répond pas dans l’immédiat.
Je suis admirative de ta démarche et cela m’intéresserait de connaître le contenu de cette fameuse réponse automatique expliquant ta démarche.
Bravo en tout cas !
Judith
Merci pour ton accueil Judith…
Pour le texte du répondeur, le voici.
Tu peux t’en inspirer, c’est libre de droit :).
« Bonjour,
Dans le cadre de mon organisation personnelle, Je vérifie mes courriels 2 fois par jour, à 07h00 et à 19h00.
Merci de votre compréhension. Cette mesure répond
à un souci d’efficacité et de productivité.
Elle m’aide à accomplir davantage afin de mieux vous aider.
Bien à vous,
Nathanaël de http://www.metrosapiens.com
En cas d’urgence, envoyez-moi un SMS »
Ton message automatique est vraiment bien ! Clair, précis, concis, et tu donnes une solution alternative en cas d’urgence, ce qui est certainement rassurant pour certains.
Et… tu fais une exception le dimanche ??
Ce week-end, je suis plus disponible..
Trouvé par hasard, votre message.
C’est très intéressant car on est souvent noyé d’informations et d’emails sur au boulot.
J’en connais qui ont la maladie du mettre en copie pour ou rien!
Il semblerait que J’inaugure ton beau wordpress bravo pour le travail déjà effectué et bonne continuation pour la suite. a bientôt, Slevin
Super article, voilà ma boite mail est rangée.
J’y ai mis quelques sous dossiers pour être plus claire, mais ma boite de réception est vide, j’ai mis une bonne heure à trier, mais surtout jeter!!!
Merci encore pour tout!
Bravo Agnès ! L’objectif d’une Inbox Zéro est atteint !
Bonjour Judith,
Ayant lu le livre de David Allen et connaissant aussi ta méthode Zen To Done, j’applique déjà quelques uns de tes conseils. Je suis sur gmail et mon adresse pro y est également lié comme ça tous mes mails arrivent sur ma boite gmail. J’ai crée des répertoire, A faire, en Attente, A lire et mon meilleur répertoire… la poubelle!
Par contre il ne me reste qu’une habitude que j’ai du mal à installer c’est d’aller tous les jours vérifier ce que j’ai dans mon répertoire A faire…! Oups, acte manqué je crois.
J’ai aussi pris l’habitude de me « désinscrire » des newsletter que je reçois mais que je ne lis JAMAIS… du style les boutique de fringues qui te demandent ton adresse mail pour créer ta carte de fidélité et après tu reçois une newsletter dès que la marque sort un nouveau pull….!
PS: j’ai réservé votre livre au furet du nord hier matin, j’ai reçu un mail hier à 19h qu’il était dispo du coup je suis allée le chercher tout de suite et j’ai commencer à le lire hier soir… trop contente.
Bravo pour ce blog… une chose est sur je ne suis pas prête de me désinscrire de votre newsletter par contre…..
Merci Aurélie, j’espère que mon livre te plaît et qu’il remplit tes attentes. Bravo pour ton organisation, il ne reste plus que quelques petites choses à améliorer comme celle de vérifier régulièrement ton répertoire A FAIRE… ^_-
Merci Judith Je vais essayer de mettre en pratique tes conseils car mes boites mail (J’en ai deux) accusent un retard de plusieurs milliers de mail.
Moi je fonctionne avec Incredimail . Pour les mails classés en attente, à faire, à suivre, etc….est-ce que je créée des répertoires dans incredimail même? ou sur l’ordi ? J’aimerais savoir si ces répertoires ne prennent vraiment plus de place dans la messagerie globale ? (je ne suis pas technicienne !) Car effectivement j’en ai plus de 3000 dans « Boite réception et même dans messages envoyés « !!! du mal à jeter ! toujours au cas où! …..
mais grâce à tes conseils je me retrouve dans une belle énergie d’élagage tous domaines, et là je cible ma boite mail.
Ceci dit j’ai déjà viré tous les mails de pub et me suis désabonnée des newsletters envahissantes ! Youpi ! je me sens libérée donc plus légère !!!!
Merci pour tous tes conseils , merci aussi à tous ceux qui répondent en donnant leurs petits trucs , ou qui reconnaissent simplement qu’ils ont des difficultés….ouf! ça rassure…..Merci pour vos réponses
J’ai quelques répertoires dans ma boite mail, mais je n’utilise pas de façon systématique, je vais donc suivre cette piste.
Comme dit précédemment j’ai plusieurs boites mail (famille- administration, relations internet..) qui viennent se déverser dans une globale.
* Toutes sauf une, que j’utilise en « boite poubelle ». Je donne cette adresse quand je sais que mon mail va être utilité à des fins publicitaires (demande de carte dans les magasins, adresse mail sollicitée pour un accès internet, pour les E-books,…) Si par la suite je juge que mon correspondant est intéressant, il sera toujours temps de lui donner une adresse mail que je visite régulièrement car je consulte occasionnellement cette boite (pour m’assurer de son activité ou la vider).
* J’ai supprimé presque la totalité de mes abonnements aux newsletters (sauf pour quelques blogs qui me tiennent à cœur, comme la newsletter de ZTD !! ) car j’utilise « Bloglovin » pour être informée des mises à jour de mes blogs préférés. Je vais sur Bloglovin quand je veux et je n’ouvre que les liens vers les blogs dont j’ai envie de voir le contenu (j’ai un aperçu de l’article) et je peux mettre un repère sur les articles que je veux consulter plus tard.
Peut-être des pistes qui pourront vous aider…;-)
Bonne navigation …
Brigitte
Je pratique ça depuis longtemps sur Gmail mon dossier d’archive est garni de sous dossiers…Par contre lorsque je consulte ma boîte mail sur mon téléphone j’aimerais qu’elle soit synchronisée comment faire? car si je supprime un mail sur mon téléphone ça ne le supprime pas qd je consulte ma boite sur mon ordi.merci pour les conseils.