Dans la deuxième habitude de la méthode Zen to Done, nous avons vu de manière globale comment traiter les données que nous avons consciencieusement collectées.
Dans cet article, je vais vous donner 10 conseils pour classer vos documents afin de remettre facilement la main dessus en cas de besoin. Cela suppose donc que vous avez fait le tri dans vos documents, que vous avez jeté, délégué, planifié, agi, et qu’il vous reste à classer les documents que vous souhaitez conserver pour référence.
1. Ne conservez que le strict minimum de vos documents. Pour chaque document, demandez-vous si avez vraiment besoin de le conserver. Si oui, classez-le. Si non, direction poubelle.
2. Vous devez classer vos documents de façon à ce que quelqu’un d’autre puisse s’y retrouver en votre absence. Pensez à votre conjoint ou vos collègues par exemple.
3. Utilisez de gros classeurs A4 à anneaux munis d’intercalaires pour classer tous vos documents. Vous avez besoin de rangements spacieux et structurés pour un classement efficace.
4. Identifiez chaque classeur et intercalaire de manière claire et précise. Pour identifier le classeur, écrivez sur la tranche une description brève en 1 ou 2 mots maximum. Par exemple : le classeur HABITATION ou le classeur LOGEMENT, CHARGES, FAMILLE, PROJETS ou HABITATION / CHARGES, HABITATION / TRAVAUX. Vous pouvez utiliser la couverture ou la première page du classeur pour décrire de manière explicite ce qu’il contient. Par exemple, le classeur HABITATION / CHARGES sera divisé en différents dossiers par des intercalaires pour l’eau, le gaz, l’électricité, le chauffage, le téléphone, le loyer, l’entretien de l’alarme, de la chaudière, du jardin, etc.
5. Identifiez vos classeurs et intercalaires en fonction de votre situation personnelle. Une situation familiale n’est pas l’autre. Une maman solo n’aura pas les mêmes besoins qu’un jeune homme de 20 ans qui vient d’emménager dans son nouvel appartement. Certains auront besoin d’un classeur “Projets”, d’autres pas.
6. Bannissez le classeur “Divers” ou “Autres” !
7. Un classement par couleur ne vous aidera pas car il y a souvent plus de rubriques et catégories que de couleurs disponibles.
8. Classez vos documents par ordre chronologique, c’est-à-dire du plus récent au plus vieux, le plus récent au dessus.
9. Dans l’idéal, vous devriez classer vos documents au moment où vous les traitez c’est-à-dire tous les jours. Dès que vous vous dites “Je dois classer ce document”, classez-le. Pas de procrastination !
10. Ces conseils sont également applicables au classement des documents électroniques. Identifiez vos répertoires du même nom que vos classeurs et intercalaires. Cela permet de garder la même logique de classement et de retrouver un document plus facilement.
J’espère que ces conseils vous aideront à classer vos papiers de manière efficace et avec sérénité.
Faites-moi part dans les commentaires de vos trucs et astuces pour classer vos documents. Je serai heureuse de les lire et de partager avec vous d’autres idées.
Tout a été dit
Ne pas hésiter à scanner les documents et les graver sur un cd rom.
Bien classés = rapidement retrouvés
se débarasser des anciens documents quand on en rentre un nouveau (ancien contrat d’assurance, factures de l’année dernière)
Bonjour Mohamed et merci pour ton commentaire.
Effectivement, de plus en plus de personnes scannent leurs documents pour les stocker sur ordinateur et sur un CD en guise de backup. Je ne m’y suis pas encore mise. J’aime bien avoir mes papiers sous la main directement accessibles et je sais que j’aurai la flemme d’allumer le PC du bureau pour imprimer un document en cas de besoin. Donc, je ne pense pas que ce soit une solution qui me conviendrait mais elle peut convenir à plein d’autres personnes sans aucun doute.
Et tu fais bien de rappeler de se débarrasser des documents périmés. Pas la peine non plus de garder la facture, la garantie et le mode d’emploi d’un appareil électro-ménager qu’on n’a plus.
De plus en plus de services proposent de ne plus envoyer les documents par courrier. J’approuve ! Autant ne plus s’embarrasser et les avoir directement via leur admin !
Il y a aussi des dates limites pour la conservation de documents (edf, gdf, loyer, etc.). La noter quelque part et supprimer les vieux papiers 1 fois par an.
Bonjour Franck,
Effectivement, beaucoup de services administratifs proposent d’envoyer les documents par email ou des demandes de paiements par SMS. A chacun de voir si cela peut suffire sans risquer d’oublier de payer qqch… Mais pour ma part, je suis POUR ces services.
Belle journée à toi,
Judith
Bonjour Judith,
Les classeurs sont trop compliqués à manipuler… (ouvrir, fermer, perforer ou mettre des pochettes perforées…), autant opter pour des pochettes que l’on glisse dans des porte-revues : moins de gestes, donc plus rapide !
A bientôt,
Laure
Merci Laure pour ce bon conseil. Chez moi, j’utilise des classeurs et ça marche plutôt bien comme ça. Pour moi, le souci avec les pochettes dans un porte-revue est que j’ai toujours peur de perdre des feuilles puisqu’elles ne sont pas vraiment attachées… A moins d’utiliser des pochettes à rabat ?
Oui, j’utilise des pochettes à élastiques et je fonctionne par code couleur. Par exemple, les impôts, c’est violet : une pochette à élastiques pour l’ensemble, à l’intérieur des pochettes cartons (à rabats si l’on préfère) : 1 pour les impôts sur le revenu, 1 pour la taxe d’habitation, et dans chaque pochette, des pochettes plastiques pour les sous-catégories s’il y en a suivant les dossiers. Par contre, je vais faire un classeur maison et je garderai dedans une copie des derniers avis d’imposition qui peuvent être réclamés pour effectuer certaines formalités par exemple. Et tous mes dossiers sont debout sur une étagère faciles à attraper, et inutiles de les perforer pour le classement. Je trouve cela plus rapide et plus facile surtout lorsqu’il s’agit d’archiver mais bien sûr il n’y a pas de meilleure méthode, chacun(e) la sienne, l’essentiel étant que tout le monde puisse s’y retrouver.
Afin de ne pas ouvrir mes classeurs de rangement quotidiennement, j’utilise un trieur à intercalaires étiquetés dans lequel je « pré-indexe » les documents reçus et traités à ranger mensuellement dans les classeurs souche.
Merci cricri pour cette astuce !
Tu me donnes une idée d’ailleurs tiens… Je vais adopter ton principe de pré-tri. J’espère que tu viendras encore nous distiller de nouveaux trucs.
A bientôt alors !
Il serait intéressant de faire un article similaire dans le cas de classement dans ordinateur. Règles de nommage des répertoires, …
Hello Pierre,
J’en parle dans le conseil numéro 10. Il suffit d’appliquer tous ces conseils pour tes documents électroniques. Je te conseille de relire l’article en le transposant pour tes répertoires et fichiers sur ton ordi. Un classeur = un répertoire. Intercalaires = sous-répertoires. Document papier = fichier.
Tu vois l’idée ?
Pour la version informatique, je trie aussi de l’ancien au récent (surtout au boulot) en renomant les documents par date exemple 7 mai 2016 document untel donne 16 05 07 untel. Du coup, que les fichiers documents dossier soient triés par défaut en date ou en nom cela reste toujours classé chronologiquement. Surtout si on modifie un doc et que l’on a plusieurs version.
Les classeurs c’est surement la meilleur solution c’est vrai. Un peu plus gourmande en temps mais tellement plus pratique à consulter après. Merci pour cet article
Avec plaisir, j’espère que cela t’a aidé dans ton classement !
A bientôt !
Etant partisane du moindre effort (traduire « pourvue d’un baobab dans la main »), j’ai cherché les solutions les moins couteuses en effort pour le classeur.
Donc, comme cricri, je pré-trie dans mon trieur : dans mon trieur, il y a « à traiter » « à payer/encaisser » « en cours/en attente », puis « à classer – finance » / « à classer – famille » / « à classer – maison ».
Et pour le classement, j’ai 3 valisettes à dossiers suspendus (beaucoup plus facile à manipuler que les classeurs, plus protecteur que les pochettes seules) et on retrouve les 3 grandes catégories « finance », « famille », « maison » décomposées en dossiers et, quand vraiment nécessaire, en sous-dossiers (donc plusieurs pochettes dans un même dossier suspendu. Mais j’évite au maximum parce que sinon, ça veut dire plus de manipulation au moment du classement).
Les papiers restent un moment dans le trieur. Je passe au classement, soit quand j’ai besoin d’un document archivé (selon le principe « tant qu’à m’embêter à ouvrir la valisette, autant rentabiliser mes gestes et ranger dedans »), soit quand le trieur devient épais/lourd à manipuler (là, encore, théorie du moindre effort). Donc minimum une fois par mois.
Une fois tous les ans, c’est la grosse corvée de « je plonge là dedans pour virer les papiers périmés ». Bon, pour ça, j’avoue, j’ai pas de technique du moindre effort, à part noter en rouge et gros sur les factures la date de fin de garantie et avoir sous la main (comprendre collée à l’intérieur du couvercle de chaque valisette) une feuille récapitulant les durées de conservation.
Bonjour Thaliane et merci pour ton commentaire et tes conseils de classement. J’ai d’ailleurs mis en pratique le conseil du classeur trieur de cricri aussi. Comme quoi, il y a toujours plus dans 2 têtes…
Bravo pour ton organisation !
Bonjour à tous,
Les circonstances de la vie font que j’ai dû me débarrasser de pas mal de papiers !!! J’ai trouvé la meilleure solution ! Alors… tout scanner et garder juste les papiers à conserver obligatoirement (impôts, revenus, accident etc… MAIS ATTENTION ! je vous conseille de sauvegarder sur votre pc, mais également et surtout sur disk dur externe… moi j’ai ajouté la clé USB !!! 3 garanties en cas de pb !!! chat échaudé craint eau froide !!! et je vous assure, je suis rassurée… si on me vole mon sac, j’ai toujours un double à 2 autres endroits !!! la prévention !!!
Voilou !!!
A bientôt
Bonjour!
Je découvre cet article avec plaisir Je suis en train de préparer un dossier rentrée sur mon blog, je me ferais un plaisir d’y ajouter le lien de cette page !
A bientôt
Pour ma part je conserve tous mes documents dans une boite avec intercalaires. Et j’essaye de classer au jour le jour ou alors une fois le weekend, pour ne pas avoir de papiers qui trainent partout. Idem au bureau ou chaque dossier à un nom.
Ce qui me pose encore un peu de problème de gestion c’est la gestion de ma correspondance papier personnelle. Ca va venir…
Merci pour ces précieux conseils. Quand on sait que tout est rangé et bien rangé on se sent léger et plein d’énergie. C’est très agréable!
Bravo Marie ! Bon courage pour ta correspondance personnelle ! ^_-
merci
Cette article est pertinent, mais subsiste toujours une question pour moi.
Concernant les catégories, je ne sais pas s’il est plus intéressant de classer par thème ou par individus.
ex: Diplômes > Monsieur > études / formation
> Madame > études / Formation
ou
Monsieur > Diplômes
> Etat civil
> Relevé Bancaire …
Madame> …
J’hésite encore beaucoup, j’ai tester les pochettes, les malettes accordéons … Mais finalement, je ne trouve pas l’équilibre…
Bonjour Judith
Merci encore pour vos conseils !
Perso, j’essaie de garder le minimum de papiers et surtout si je peux faire une demande par courrier électronique, je le fais ! (facture, impots, relevé bancaire…) Et je me débarrasse beaucoup en laissant les papiers à monsieur, lol !!!
A bientôt,
Mélanie Deras
Ici classement dans des classeurs avec intercalaires, à la fin de l’année je vide le classeur et je mets tout dans une farde à glissière et j’inscris la date de l’année en cours et la date où je peux jeter, donc par exemple je note archives 2009 à jeter en 2016 et hop au moment venu je vide la farde et je jette, idem par exemple avec les documents à conserver durant 10ans, comme j’ai le siège de mon ancienne société, ma nouvelle activité indépendante et le privé, tout dans le même bureau dans ma maison, je suis obligée d’être rigoureuse et de suivre pour que cela ne s’accumule pas.
Je me posais la question si c’était vraiment intéressant de numériser et d’éliminer les versions papiers ?
J’ai personnellement adoptée une méthode de classement à l’épreuve de la procrastination depuis plusieurs années donc je me permet de la partager ici :
Je ne m’embête pas avec des dossiers thématiques. J’ai sous la main une grosse pochette annuelle dans laquelle je met tous mes papiers. Et à la fin de l’année, je l’archive dans une caisse pour dossiers suspendus conservée au garage. Les seuls documents que je classe à part sont ceux concernant ma maison et les voitures car l’archivage est spécifique.
En général, la pile annuelle de papiers à conserver n’est pas très épaisse (j’ai souscrit aux factures/relevés électroniques dès que possible, il s’agit surtout de fiches de paie et quelques factures résiduelles), donc je peux retrouver assez facilement mes documents même si ils sont « en vrac ».
Il m’arrive de mettre dans ma pochette annuelle des sous-chemises pour regrouper certains documents, mais je ne m’oblige pas à mettre les documents dans ces sous-chemises si je n’ai pas le temps. Je préfère avoir mes documents en vrac dans ma pochette annuelle qu’en vrac sur ma table de salon.
Depuis que je ne conserve plus que le « strict » nécessaire, ma gestion des documents s’est considérablement allégée … c’est un vrai bonheur !
Oublier le code couleur et le folder « divers » … cela a été LA revelation pour moi, j’avais tendance à tout mettre dans divers vu que le code couleur était trop « complexe ».
Je profite d’une pause professionnelle pour m’attaquer à la réorganisation des papiers (5 ans à classer) et mettre en place un système qui me permette de ne plus revivre cette situation. J’ai adopté la méthode du trieur comme corbeille pour le courrier, ce qui permet un pré-tri. Au dessus, je met tout ce qui est à traiter (ce qui me permet de voir rapidement ce que j’ai à faire) et dans les différents onglets ce qui est à classer. Pour l’archivage, j’utilise des classeurs avec intercalaires. Nous avons échangé avec mon conjoint sur la méthode commune pour pouvoir l’utiliser tous les deux. Ce sera donc des classeurs archives pour les années passées et un trieur pour l’année en cours.
J’avoue que ce travail est un peu fastidieux au démarrage mais quel soulagement de voir tous ces papiers « disparaître » de notre espace de vie et être traités en temps et en heure !
Merci pour tous vos conseils et commentaires, je ne me sens plus débordée
Ces conseils s’appliquent finalement à toute la maison. Quand quelque chose traîne, je me pose la question de savoir si il a une place, une utilité et sinon je jette ! Ma boite mail est désormais clean. Je ne pourrais plus
Bonjour,
Actuellement hébergée , en attente d’un logement, et ayant divers soucis a régler, je me suis mis en place une routine hebdomadaire ; toutes les semaines je classe mon courrier.
Par contre je préfère les chemises : j’en ai acheté pour chaque catégories ( impots, sécurité sociale, mutuelle, bulletins de salaires ……) , tout est classé dans des pochettes transparentes, j’ai fait des photocopies de certains documents en plusieurs exemplaires (pas mal de démarche a effectuer donc toujours les memes copies des mêmes papiers)
le classeur est reservé pour ma procédure de divorce…..
Un grand MERCI pour toutes ces astuces
et un petit clin d’oeil pour la mise en place d’un budget : achat d’un beau cahier (comme je repars de zéro avec un nouveau compte bancaire , c’est plus facile)
Mille merci pour votres aide
Bonjour,
J’utilise ce classement et c’est top !!! mais j’ai remplacé les classeurs par des boites à archives et dans chaque boite des chemises, et ça fonctionne bien.
J’ai abandonné les classeurs car je n’aimais pas chercher la perforatrice, basculer tout pour accéder au dernier intercalaire, intercalaire parfois caché par un grand papier et ce n’est pas toujours facile de faire glisser les feuilles dans une pochette plastique… quand on en a encore sous la main !!
Quand ma chemise, ou ma boite gonfle de trop, c’est qu’il est temps de trier, tri vite fait car je vire tout ce qui est en dessous (plus ancien).
J’ai aussi une astuce pour s’y mettre : si vous avez beaucoup trop de documents à classer, je conseille d’ouvrir une chemise « avant + date du jour » que vous pourrez trier ultérieurement si vous avez le temps… ou pas du tout. De cette façon vous n’aurez pas le prétexte de dire « je ne m’y mets pas, car trop de trucs à classer ».
Bon classement
Brigitte