Cet article fait partie de la série dédiée à la méthode Zen to Done de Leo Babauta. Pour rappel, je me lance dans le défi de mettre en pratique cette méthode d’organisation en installant chaque mois une nouvelle habitude dans ma vie. Si vous souhaitez apprendre la méthode Zen to Done en ma compagnie, c’est par ici qu’on commence !
Rendez les choses aussi simples que possible, mais pas plus simples.
– Albert Einstein
Pour certains, installer 10 nouvelles habitudes, même l’une après l’autre, est une véritable épreuve quasi insurmontable. Donc, pour ceux qui veulent implémenter un système d’organisation le plus simple possible, voici la version minimaliste de la méthode Zen to Done de Leo Babauta – une manière d’être efficace sans chichis.
4 habitudes et 2 outils
Il s’agit de mettre en pratique les 4 habitudes que nous avons vues jusqu’à présent : Collecter, Traiter, Planifier, Agir. Et vous n’avez besoin que de 2 outils : un carnet de notes et un stylo.
Habitude #1 – Collecter
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Ayez sur vous un petit carnet de notes et notez-y toutes les tâches, idées, projets, et autres informations qui vous passent par la tête. Sortez tout cela de votre tête en couchant tout sur papier, cela vous permettra de ne plus rien oublier.
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Rassemblez tous vos papiers dans une boîte de réception.
Habitude #2 – Traiter
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Vos boîtes de réception sont : votre boîte aux lettres – votre messagerie électronique – votre bac à courrier – votre messagerie vocale.
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Prenez des décisions rapides sur tout ce qui se trouve dans vos boîtes de réception : jeter – déléguer – faire immédiatement – planifier – classer.
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Traitez vos boîtes de réception une fois par jour.
Habitude #3 – Planifier
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Définissez vos tâches les plus importantes chaque semaine et chaque jour.
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Exécutez vos tâches les plus importantes tôt dans la journée pour en être débarrassé et assuré que cela soit fait.
Habitude #4 – Agir
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Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois.
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Eliminez toute source distraction pour rester concentré sur votre tâche le plus longtemps possible.
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N’essayez pas d’être multitâche.
Cette version ne comprend donc pas les 6 habitudes suivantes : créer un système de listes simples, s’organiser, faire des revues hebdomadaires, simplifier les tâches et projets, installer des routines, trouver sa passion.
Bien que ces 6 autres habitudes soient utiles et très précieuses, elles ne sont pas absolument nécessaires à la mise en place de la version minimaliste de la méthode ZTD.
5 étapes pour mettre en pratique la version minimaliste Zen to Done
Alors, comment mettre en œuvre la version minimaliste de la méthode Zen to Done et de quoi avez-vous besoin ? Au niveau matériel, vous avez besoin d’un petit carnet de notes et d’un stylo. C’est tout !
Et voici comment mettre en pratique la version minimaliste.
1. Utilisez un petit carnet de notes pour y noter tout ce qui vous passe par la tête : idées, tâches, projets ou toute autre information à ne pas oublier. Cela permet de vider votre esprit de toutes ces choses et de ne rien oublier. Ne faites pas confiance à votre mémoire…
2. Ajoutez ces nouvelles tâches à votre liste de choses à faire lorsque vous êtes au bureau ou à la maison. Vous pouvez le faire sur votre ordinateur ou sur papier.
3. Chaque matin, examinez votre liste de choses à faire et définissez vos 3 tâches les plus importantes que vous voudriez faire dans la journée. C’est votre planning de la journée, votre système de planification. Vous n’avez pas besoin de plus que ça.
4. Assurez-vous que vos tâches les plus importantes soient réalisées le plus tôt possible dans votre journée. Lorsque vous réalisez une tâche, tenez-vous éloigné de toute distraction et concentrez-vous uniquement sur cette tâche. Ne faites pas plusieurs choses en même temps. Lorsque vous avez terminé une tâche, passez à la tâche suivante.
5. Si vous avez terminé vos 3 tâches les plus importantes, consultez votre liste de tâches et identifiez la tâche la plus importante suivante. Réalisez cette tâche comme à l’étape 4 ci-dessus. Répétez le processus à nouveau si nécessaire.
Vous n’avez pas besoin de nombreuses listes différentes. Et puisque vous ne maintenez pas plusieurs listes, vous n’avez pas besoin de faire de revue hebdomadaire. Leo Babauta conseille de définir un seul objectif pour l’année et de toujours se concentrer sur la prochaine étape nécessaire pour atteindre cet objectif.
Le conseil suivant est facultatif : vous pouvez installer une des habitudes exclues de la version minimaliste si vous pensez que cela pourrait vous aider à être mieux organisé et encore plus efficace.
Alors, vous êtes prêts à continuer avec moi ? Dites-le moi dans les commentaires !
Bien vu !
En effet comme dans ton défi, une bonne résolution chaque mois me parait pertinent…J’ai lu à plusieurs reprise que le cerveau avait besoin de 3 semaines au moins pour effectuer de nouveaux circuits neuronaux.
Bien vu aussi de faire des versions minimalistes…c’est plus réaliste et ça évite le surmenage !
Karine
@Karine, bonjour ! La version minimaliste c’est le minimum syndical pour être un peu organisé. Et puis, si le coeur t’en dit et si la motivation y est tu peux continuer sur ta lancée en installant d’autres habitudes au fur et à mesure.
Effectivement, une habitude met de 3 à 4 semaines à s’ancrer dans la vie d’un individu. Cela peut paraître long mais là aussi plus tu es régulière, plus ça ira vite.
A bientôt !
Bonjour,
Article fort interessant et très utile.
Merci
en 1 mot super grande simplicite dans les themes abordees- pass de chichi c’est bien
je suis tombe par hasard sur ton site – franchement il est cool
moi j’adhere – merci
@RIKE, merci beaucoup pour ton commentaire. J’espère que tu trouveras ton bonheur sur mon blog pour t’organiser au mieux. A bientôt !
Bonjour Judith,
Personnellement je ne fais pas de listes et j’ai beaucoup de mal à m’organiser surtout pour la gestion de mon blog à la maison : je m’éparpille !
Mais sincèrement plus je te lis et plus j’ai envie de m’y mettre et de suivre tes conseils.
Donc d’ici quelque je commencerais à me faire ma liste de tâches.
Bonjour Arnaud,
Dès le début du mois de septembre on entame la nouvelle habitude qui concerne justement les listes contextuelles. Tu verras, cela pourra t’aider !
A bientôt,
Judith
Très bel article où, comme d’habitude, on peut puiser une foule de « trucs » pour mieux s’organiser et être plus productif !
Bravo et merci,
Merci Bernadette ! Comment se passe ton organisation ?
Je dirais que le plus dur c’est tout de même d’agir. Il y a certains moment où l’on voudrait faire tout autre chose, que des corvées.
Merci pour cet article.
@Frank : Rahhh… M’en parle pas ! C’est vraiment le cas pour moi en ce moment. Mais je m’accroche. Je compte sur septembre pour taper sur le clou et AGIR !!
Moi qui ai une personnalité de type « scanneur » le système de faire ses TLPI le matin, de ne rien faire d’autres pendant ces tâches, d’enchaîner sur la TLPI suivante juste après ne me convient pas du tout…
J’ai essayé mais non ça ne marche tout simplement pas. Ma concentration ne tient pas plus de 45mn (grand maximum). C’est le temps qu’il me faut pour écrire un article court sans « relever la tête ».
Des tâches plus longues m’ennuient rapidement et je suis obligée de faire autre chose (d’où multi-tasking). Je fais également régulièrement des pauses et il me serait inconcevable d’enchaîner deux tâches de plus de 45mn sans pause.
J’ai entendu parler de la méthode Pomodoro, connais-tu ? Serait-ce intéressant pour moi ?
Salut Kategriss,
Merci de partager ton expérience.
Pour moi, le multitâche pur et dur est à banir : par ex. tu téléphones et en même temps tu réponds à un mail de qqun d’autre. Par contre, passer d’une tâche à l’autre, 45 minutes sur la rédaction d’un article court et puis passer à une autre tâche après une petite pause ne me parait pas inefficace. Surtout si tu dis toi-même que tu arrives à rester concentrée pendant 45 min et pas plus. Profite de ce temps-là.
Pour les longues tâches, tu peux t’inspirer de la méthode Pomodoro qui consiste à travailler 25 minutes sur une tâche, de faire ensuite une pause de 5 minutes et d’enchaîner 4 pomodoros avant de s’octroyer une plus longue pause. Je ne sais pas si cela peut te convenir pour toutes les tâches. C’est peut-être une bonne chose pour les longues tâches rébarbatives. Mais une pause de 5 minutes, ça passe ultra vite ! Donc, c’est un peu à toi de voir. Essaies, tu te rendras vite compte si cela te convient ou non.
N’hésite pas si tu as encore des questions !
Voilà une méthode qui me va très bien pour commencer et surtout maintenir dans la durée…
Merci encore pour cette super bonne idée !
Bonjour Marie, je suis heureuse que tu y trouves ton bonheur. N’hésite pas à venir chercher de la motivation ici si tu en manques et à venir parler de ton avancement !
A bientôt !
Bonjour, les conseils me conviennent bien mais mon problème est de durer dans le temps.
Je commence bien, je note, je fais des listes , agit sur quelques unes et puis ça s’essouffle et ne fais plus.
comment faire pour tenir ? répéter et répéter je pense ou diminuer les tâches et s’y tenir ?
Merci j’espère y arriver un jour
Bonjour M.Laure,
Oui, la méthode des petits pas fonctionne très bien. C’est à dire qu’il faut commencer petit et persévérer. Si tu t’en mets trop dès le début, tu ne tiendras pas dans la durée. Supprime les tâches qui ne sont pas indispensables et concentre-toi sur le plus important.
Courage, tu vas y arriver !
Merci je vais réessayer et vous dirai où j’en suis !
Bonsoir,
Je suis vos conseils mais mon problème est de durer dans le temps. j’arrive à tenir quelques temps et puis, je me sens totalement débordée. Enfin ce n’est pas qu’une impression hélas.
Je note, je fais des listes, j’arrive à faire quelques tâches et puis sur la durée, je n’arrive pas à m’y tenir. Je suis totalement dépassée.
J’aimerais y arriver afin de pouvoir souffler un peu.