Les voleurs de temps : ils se cachent partout !

On a beau tenter de s’organiser, il y a des jours où les minutes filent comme des secondes. On se promet d’être productive, mais on n’arrive jamais à tout boucler comme prévu. Vous êtes-vous déjà dit que 24 heures ne suffisent pas pour tout faire dans la journée ? Si cette phrase vous parle, vous êtes peut-être tombée dans le piège des voleurs de temps. Ce sont toutes ces petites tâches hyper chronophages qui nous empêchent d’aller à l’essentiel. Pour ne plus vous laisser déborder, je vais vous aider à identifier et chasser vos voleurs de temps.

Les démarches administratives qui n’en finissent pas

Vous les avez laissées traîner depuis trop longtemps mais ça y est, il va falloir s’occuper de vos démarches administratives. Voyons comment vous organiser pour éviter de tomber dans le piège de ce voleur de temps.

Se laisser piéger en sous-estimant la durée de vos tâches

Avec les tâches administratives, c’est toujours la même chose. On sait au fond de nous que ça va prendre du temps, que ça ne va pas être hyper exaltant, alors on procrastine. Et quand vient le moment de s’y mettre, on essaie d’être optimiste et on se dit que ce sera vite réglé. Malheureusement, c’est rarement plié en 5 minutes.

Vous pensiez que remplir cette feuille d’impôts ne vous prendrait qu’une heure, et vous y passez finalement 3 heures. Vous deviez contacter rapidement votre banque, mais au bout de 10 minutes, vous entendez toujours la musique d’attente et personne au bout du fil… Alors comment gérer les démarches administratives efficacement ?

Prévoir un créneau suffisamment long et anticiper pour tout boucler

Mon conseil : estimez une durée raisonnable et surtout réaliste pour boucler vos démarches administratives. Prévoyez un créneau suffisamment long. Si par bonheur vous terminez plus vite, vous aurez du temps supplémentaire dans votre journée. Sinon, vous aurez la satisfaction de ne pas avoir empiété sur vos autres tâches, ce qui est déjà bien !

Prenez également le temps de tout préparer en amont pour être efficace :

• vérifiez que vous avez bien tous les documents nécessaires et rassemblez-les ;
• téléchargez une application scanner pour anticiper l’envoi de certains documents ;
• si besoin, allumez votre imprimante et vérifiez les niveaux d’encre et de papier.

Les tâches ménagères que vous faites à la place des autres

Il n’y a rien à faire, votre conjoint ne plie pas le linge comme vous le souhaitez et vos enfants ne rangent jamais leur chambre efficacement. Alors trop souvent, vous le faites à leur place en vous disant que ça ira plus vite… Grave erreur !

Arrêtez de croire que vous gagnez du temps en faisant les tâches ménagères à la place des autres

Ce que vous auriez fait en 5 minutes, les autres le font en 2 jours. Et ça vous agace. Résultat, vous en faites toujours plus et les tâches ménagères deviennent d’importantes voleuses de temps.

Que vous soyez femme au foyer ou non, dites-vous une chose : ce n’est pas à vous de tout faire et vous perdez du temps en faisant le ménage à la place des autres.

Et non, vos enfants ne sont pas trop jeunes pour participer ! C’est un fait, plus les enfants apprennent à faire le ménage tôt, plus ils ont de chances de devenir de jeunes adultes équilibrés et responsables. Alors n’hésitez pas à les impliquer en organisant les choses de façon ludique : concours de vitesse pour le rangement des chambres, ménage en musique, toutes les techniques sont bonnes.

Lâchez prise et faites participer efficacement les membres du foyer

Pour faire participer vos enfants aux tâches ménagères, voyez d’abord quelles tâches ils peuvent réaliser en fonction de leur âge. Avec votre partenaire, listez ensemble les activités à mener et répartissez-les entre vous. Proposez ensuite d’établir un planning et laissez chacun choisir ses créneaux. Ça peut paraître simpliste, mais quand on a un minimum de choix et de liberté dans la réalisation d’une activité, cela favorise la motivation.

Lâchez prise et dites-vous que ce n’est pas si grave si tout n’est pas rangé ou nettoyé aussi bien que vous l’auriez souhaité. Imposez certains points qui vous tiennent à cœur, et lâchez un peu sur le reste. Par exemple, insistez sur la manière de plier le linge, mais laissez chacun le ranger à sa manière dans son armoire.

Les réunions et les rendez-vous interminables au bureau

Au bureau, les voleurs de temps vont jusqu’à empiéter sur votre pause déjeuner et ils freinent votre productivité. Identifiez-les pour mieux vous concentrer sur l’essentiel.

Fixer des limites pour mieux gérer son temps au travail

Au travail, les voleurs de temps sont partout : mail super urgent, coup de téléphone imprévu, collègue qui vient discuter, etc. Les occasions de perdre en productivité se multiplient et votre journée passe à cent à l’heure. Pour mieux gérer votre temps, plusieurs possibilités s’offrent à vous.

Pour vous aider à fixer des limites, vous pouvez travailler selon la technique Pomodoro qui consiste à exécuter une tâche à la fois, par tranche de 25 minutes entrecoupées de pauses. Vous pouvez aussi lister vos « petites » activités et toutes les programmer durant une heure super productive. En planifiant ainsi vos tâches, vous éviterez de vous éparpiller pendant la journée.

Se sortir d’une réunion ou d’un rendez-vous interminable

Un des problèmes récurrents en réunion ou en rendez-vous professionnel est que l’on n’ose pas stopper l’intervenant ou le client dans son discours. On a l’impression que les minutes défilent sans qu’aucune décision concrète ne soit prise. Bref, on n’avance pas et on perd du temps. Pour vous sortir d’une réunion à rallonge, n’ayez pas peur de dire que vous avez d’autres obligations.

Dans le cadre d’un rendez-vous, il est indispensable de fixer une limite de temps raisonnable et de l’annoncer dès le début à son interlocuteur afin de ne pas le surprendre. Soyez clair en expliquant que vous êtes disponible jusqu’à telle heure, tout simplement.

Faire la chasse aux voleurs de temps au quotidien

Avant de les chasser, il faut commencer par identifier ses voleurs de temps car ils sont présents partout ! À trop vouloir rendre service et être partout à la fois, finalement on n’est ni efficace ni productive. Essayez de comptabiliser les heures perdues à réaliser des activités auxquelles votre famille ou vos collègues auraient pu participer. Pour les tâches que vous devez exécuter seule, tentez toujours d’anticiper un maximum pour mieux gérer vos journées. Et maintenant, quel voleur de temps allez-vous essayer de chasser ?