On a beau tenter de s’organiser, il y a des jours où les minutes filent comme des secondes. On se promet d’être productive, mais on n’arrive jamais à tout boucler comme prévu. Vous êtes-vous déjà dit que 24 heures ne suffisent pas pour tout faire dans la journée ? Si cette phrase vous parle, vous êtes peut-être tombée dans le piège des voleurs de temps. Ce sont toutes ces petites tâches hyper chronophages qui nous empêchent d’aller à l’essentiel. Pour ne plus vous laisser déborder, je vais vous aider à identifier et chasser vos voleurs de temps.
Les démarches administratives qui n’en finissent pas
Vous les avez laissées traîner depuis trop longtemps mais ça y est, il va falloir s’occuper de vos démarches administratives. Voyons comment vous organiser pour éviter de tomber dans le piège de ce voleur de temps.
Se laisser piéger en sous-estimant la durée de vos tâches
Avec les tâches administratives, c’est toujours la même chose. On sait au fond de nous que ça va prendre du temps, que ça ne va pas être hyper exaltant, alors on procrastine. Et quand vient le moment de s’y mettre, on essaie d’être optimiste et on se dit que ce sera vite réglé. Malheureusement, c’est rarement plié en 5 minutes.
Vous pensiez que remplir cette feuille d’impôts ne vous prendrait qu’une heure, et vous y passez finalement 3 heures. Vous deviez contacter rapidement votre banque, mais au bout de 10 minutes, vous entendez toujours la musique d’attente et personne au bout du fil… Alors comment gérer les démarches administratives efficacement ?
Prévoir un créneau suffisamment long et anticiper pour tout boucler
Mon conseil : estimez une durée raisonnable et surtout réaliste pour boucler vos démarches administratives. Prévoyez un créneau suffisamment long. Si par bonheur vous terminez plus vite, vous aurez du temps supplémentaire dans votre journée. Sinon, vous aurez la satisfaction de ne pas avoir empiété sur vos autres tâches, ce qui est déjà bien !
Prenez également le temps de tout préparer en amont pour être efficace :
- vérifiez que vous avez bien tous les documents nécessaires et rassemblez-les ;
- téléchargez une application scanner pour anticiper l’envoi de certains documents ;
- si besoin, allumez votre imprimante et vérifiez les niveaux d’encre et de papier.
Les tâches ménagères que vous faites à la place des autres
Il n’y a rien à faire, votre conjoint ne plie pas le linge comme vous le souhaitez et vos enfants ne rangent jamais leur chambre efficacement. Alors trop souvent, vous le faites à leur place en vous disant que ça ira plus vite… Grave erreur !
Arrêtez de croire que vous gagnez du temps en faisant les tâches ménagères à la place des autres
Ce que vous auriez fait en 5 minutes, les autres le font en 2 jours. Et ça vous agace. Résultat, vous en faites toujours plus et les tâches ménagères deviennent d’importantes voleuses de temps.
Que vous soyez femme au foyer ou non, dites-vous une chose : ce n’est pas à vous de tout faire et vous perdez du temps en faisant le ménage à la place des autres.
Et non, vos enfants ne sont pas trop jeunes pour participer ! C’est un fait, plus les enfants apprennent à faire le ménage tôt, plus ils ont de chances de devenir de jeunes adultes équilibrés et responsables. Alors n’hésitez pas à les impliquer en organisant les choses de façon ludique : concours de vitesse pour le rangement des chambres, ménage en musique, toutes les techniques sont bonnes.
Lâchez prise et faites participer efficacement les membres du foyer
Pour faire participer vos enfants aux tâches ménagères, voyez d’abord quelles tâches ils peuvent réaliser en fonction de leur âge. Avec votre partenaire, listez ensemble les activités à mener et répartissez-les entre vous. Proposez ensuite d’établir un planning et laissez chacun choisir ses créneaux. Ça peut paraître simpliste, mais quand on a un minimum de choix et de liberté dans la réalisation d’une activité, cela favorise la motivation.
Lâchez prise et dites-vous que ce n’est pas si grave si tout n’est pas rangé ou nettoyé aussi bien que vous l’auriez souhaité. Imposez certains points qui vous tiennent à cœur, et lâchez un peu sur le reste. Par exemple, insistez sur la manière de plier le linge, mais laissez chacun le ranger à sa manière dans son armoire.
Les réunions et les rendez-vous interminables au bureau
Au bureau, les voleurs de temps vont jusqu’à empiéter sur votre pause déjeuner et ils freinent votre productivité. Identifiez-les pour mieux vous concentrer sur l’essentiel.
Fixer des limites pour mieux gérer son temps au travail
Au travail, les voleurs de temps sont partout : mail super urgent, coup de téléphone imprévu, collègue qui vient discuter, etc. Les occasions de perdre en productivité se multiplient et votre journée passe à cent à l’heure. Pour mieux gérer votre temps, plusieurs possibilités s’offrent à vous.
Pour vous aider à fixer des limites, vous pouvez travailler selon la technique Pomodoro qui consiste à exécuter une tâche à la fois, par tranche de 25 minutes entrecoupées de pauses. Vous pouvez aussi lister vos « petites » activités et toutes les programmer durant une heure super productive. En planifiant ainsi vos tâches, vous éviterez de vous éparpiller pendant la journée.
Se sortir d’une réunion ou d’un rendez-vous interminable
Un des problèmes récurrents en réunion ou en rendez-vous professionnel est que l’on n’ose pas stopper l’intervenant ou le client dans son discours. On a l’impression que les minutes défilent sans qu’aucune décision concrète ne soit prise. Bref, on n’avance pas et on perd du temps. Pour vous sortir d’une réunion à rallonge, n’ayez pas peur de dire que vous avez d’autres obligations.
Dans le cadre d’un rendez-vous, il est indispensable de fixer une limite de temps raisonnable et de l’annoncer dès le début à son interlocuteur afin de ne pas le surprendre. Soyez clair en expliquant que vous êtes disponible jusqu’à telle heure, tout simplement.
Faire la chasse aux voleurs de temps au quotidien
Avant de les chasser, il faut commencer par identifier ses voleurs de temps car ils sont présents partout ! À trop vouloir rendre service et être partout à la fois, finalement on n’est ni efficace ni productive. Essayez de comptabiliser les heures perdues à réaliser des activités auxquelles votre famille ou vos collègues auraient pu participer. Pour les tâches que vous devez exécuter seule, tentez toujours d’anticiper un maximum pour mieux gérer vos journées. Et maintenant, quel voleur de temps allez-vous essayer de chasser ?
Merci pour ce joli rappel bien utile avant la rentrée
Avec grand plaisir Laetitia !
Bonjour Judith ! Merci pour cet article !
Comme je le dis souvent à ma fille, chaque membre du foyer doit participer non pas de façon égalitaire, mais à hauteur de ses possibilités. Et oui, quand c’est elle qui plie le linge, ça prend plus de temps mais au final… qu’importe ! Un autre voleur de temps c’est ce fichu téléphone… Ne pas hésiter à le poser. Personnellement, je suis 100 fois plus efficace en étant mono tâche !
Oui, en effet, c’est important de participer aux tâches en fonction de nos moyens et aussi de nos affinités.
Et le téléphone, c’est carrément un gouffre sans fond !
Bonjour Judith, merci pour cet article qui nous montre que l’on peut mettre en place des actions pour bien équilibrer ce précieux temps. Souvent ce sont les problèmes administratifs que je pense être rapide à régler et au final, cela dure parfois plusieurs jours !! Surtout lorsque l’on s’adresse à des institutions !! Mais comme tu dis il faut préparer son dossier pour gagner du temps
Exactement ! Si tu prépares bien tous les documents dont tu as besoin pour ton dossier, tu maximises tes chances de ne pas perdre de temps pour des documents manquants.
Bonjour Judith,
Merci pour cet article. C’est vrai que parfois, dire à son interlocuteur combien de temps on a à lui consacrer facilite bien les choses, et évite de se retrouver bloqué dans une réunion interminable.
Oui, on y pense rarement mais c’est très efficace. En plus, cela nous permet de nous rappeler à nous-même qu’on a tant de temps et pas plus. C’est aussi un engagement envers soi-même en somme.
Bonjour,
Gagner en productivité…. mon rêve.
Les journées ne sont jamais assez longues.
Merci pour vos précieux conseils car apprendre à identifier les voleurs de temps sera un bon début pour me permettre d’être plus productive
Avec plaisir Agnès et reviens nous parler de tes difficultés si besoin.
Merci pour cet article très intéressant !
Je me reconnais complètement dans l’accomplissement des taches ménagères à sens unique. Je vais installer l’application Pixy et impliquer davantage mes enfants dans l’accomplissement de certaines taches, j’espère réussir à les motiver (car c’est ça le plus dur !).
Génial, tu nous diras si cela va mieux !
Merci Judith pour cet article! Je suis tellement d’accord sur l’importance du partage des tâches au sein de la famille! Prendre le temps d’enseigner à ses enfants à accomplir certaines tâches, même si cela demande du temps au départ, sera un vrai plus pour l’organisation familiale par la suite! Les enfants sont capables de participer dès l’âge de 2 ou 3 ans et ils sont bien souvent demandeurs!
Oui, même s’il faut perdre un peu de temps au départ, c’est pour en gagner tout plein par la suite.
Merci pour cet article et ces précieux conseils!
Avec plaisir Alice !
Personnellement j’ai bien combiné, mais deux choses en meme temps . Exemple lire (écouter) et cuisiner, Marcher et lire, faire du sport en famille… On passe du bon temps de qualité ensemble et on prend soin de notre santé. Merci pour cette belle liste d’astuces.
Bonjour !
Ah ces vilains voleurs de temps ! Je les ai souvent laissé m’engloutir. Même si je gère mieux maintenant, je me fais encore souvent avoir !
Merci pour cet article précieux !
Que de bons conseils dans cet article c’est vrai que parfois on ne s’en sort plus à cause de tous ces voleurs de temps !!
Pour les réunions de travail interminables et pas toujours nécessaires (j’ai connu ça aussi ), voici une astuce issue du livre La 25e heure, que tu connais peut-être : bloquer des créneaux de 30 minutes, au lieu d’une heure et ne pas prévoir plus de personnes qu’il n’en faudrait pour manger 2 pizzas
Merci Charlotte de partager avec nous les conseils du livre « la 25e heure » (je connais mais je ne l’ai pas lu). J’aime beaucoup l’astuce de la pizza !
Merci Judith!
Un article très intéressant pour nous et tous nos proches.
Encore merci.
Merci beaucoup !
Bonjour Judith !
J’ai bien apprécié cet article. Je trouve que vous comprenez les difficultés qu’on affronte tous les jours. Je suis contente -une Écossaise , et francophone qui reçoit ces articles intéressants avec grand plaisir.
Merci mille fois!
Fiona.
Bonjour,
Vos conseils sont tous précieux! je retiens particulièrement la méthode MOSCOW que je ne connaissais pas. Je n’ai jamais réussi à appliquer celle de Eisenhower.
Je retiens également les tâches ménagères à ne pas faire à la place des autres en pensant qu’on gagne du temps
Merci pour tout.