Derrière l’idée de gagner du temps et de s’organiser se cache en fait le besoin de définir ses priorités. Mais comment atteindre ses objectifs quand tout semble important ? Quelles sont les tâches à prioriser ? Certaines astuces peuvent vous aider à répondre à ces questions et surtout à hiérarchiser vos priorités. Le but est avant tout de définir ce qui est important et ce qui est urgent. En listant vos tâches et en les différenciant ainsi vous faites déjà un premier pas vers une meilleure gestion du temps et de votre quotidien. Passons maintenant à l’action avec 3 techniques pour mieux définir ses objectifs et ses priorités.
1. Mieux définir ses priorités avec la matrice d’Eisenhower
Eisenhower, ce nom vous parle-t-il ? Non ? Eh bien il n’était rien de moins que président des États-Unis. Arrivé à la tête du pays en 1953 en pleine Guerre froide, il a mis au point une technique pour mieux définir ses priorités et être plus productif.
Bon d’accord, vous n’êtes ni chef d’État ni commandant d’armée. Mais avouons-le, parfois on aimerait bien avoir des talents de militaire (et de guerrière aussi) pour réussir à gérer le quotidien, le travail et les enfants !
Différencier les tâches importantes et les objectifs urgents
L’ancien président disait « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. ». Si vous avez dû lire deux fois cette phrase pour la comprendre, rassurez-vous, c’est normal.
En fait, l’idée à retenir est simple. Commencez par définir les urgences, ce que vous ne pouvez pas reporter et planifiez ce qui est important, sous-entendu pas essentiel dans l’immédiat.
Savoir quoi faire en premier
Pour savoir quoi faire en premier et comment prioriser les tâches les plus urgentes entre elles, essayez de les répartir selon les catégories suivantes :
- ce qui est à la fois urgent et important ;
- ensuite, les urgences moins importantes ;
- les tâches importantes mais non urgentes ;
- pour terminer, ce qui n’est ni important ni urgent.
Euh, et en vrai ça donne quoi ? Prenons un exemple concret, imaginez que vous invitiez vos parents pour manger. Vous n’avez pas vu l’heure passer, c’est la panique car il va falloir tout faire en même temps et vite ! Par quoi commencer ?
En premier, gérez le repas, c’est l’essentiel (urgent et important). Pendant ce temps, demandez à vos enfants ou votre conjoint de ranger et passer un coup d’aspirateur. C’est urgent, mais moins important que le repas. Enfin, prévoyez de mettre le couvert avant de passer à table, pas besoin que tout soit dressé aussitôt. Terminez par la déco ou bien oubliez-la si vous n’avez plus le temps, car si on y réfléchit ce n’est ni urgent ni réellement important dans cet exemple.
2. Définir ses objectifs avec la technique d’un professeur d’université
Après la technique du président, passons à celle d’un professeur d’université, Stephen Covey. Il est aussi auteur à succès dans le domaine de l’organisation et de la productivité. Il a en fait repris la matrice d’Eisenhower pour la préciser et la rendre plus facilement applicable au quotidien.
Traiter en priorité les urgences importantes
Les urgences importantes doivent être votre priorité n°1. Ce sont toutes ces tâches auxquelles vous ne pouvez pas échapper, soit parce qu’elles présentent une date limite proche ou bien parce qu’elles répondent à des besoins vitaux.
On pourra citer certaines tâches administratives et le paiement des factures par exemple. C’est simple, vous ne pouvez pas les oublier, les conséquences seraient trop sérieuses.
Définir les objectifs urgents et non urgents
Pour réellement mieux vous organiser au quotidien, vous devez absolument hiérarchiser vos objectifs. Au fond, certains ne sont pas si urgents et même s’ils font partie de vos priorités, vous pouvez les reporter. Pour définir ce que vous pouvez planifier, posez-vous cette question : est-ce que cette tâche est indispensable maintenant ou bien est-ce que j’aimerais seulement que ce soit fait ?
Identifier et traiter rapidement les voleurs de temps
Chaque jour, nous passons un temps fou à traiter des tâches urgentes et qui ne sont pourtant pas importantes. Répondre à un coup de fil, envoyer un mail, vider la machine à laver avant de partir, etc. Mon conseil est simple : ne vous attardez pas dessus. Ce n’est pas vital alors coupez court et passez-y le moins de temps possible.
Pour en découvrir plus à ce sujet, je vous renvoie vers cet article qui vous permettra d’identifier et de mieux gérer vos voleurs de temps.
Redéfinir ses priorités
Vous n’êtes peut-être pas professeur d’université comme Stephen Covey, mais vous devez vous aussi redéfinir vos priorités pour mieux vous organiser dans la journée. Dites adieu à ces petites choses qui vous font perdre du temps inutilement ! Pas besoin de disposer vos coussins de canapé selon un alignement parfait ou de passer des heures à définir l’angle d’une photo Instagram. Même en étant blogueuse et à moins de prôner la perfection, on ne vous le reprochera pas.
3. Utiliser la méthode MoSCoW pour prioriser ses objectifs
La dernière méthode pour prioriser vos objectifs reprend les astuces déjà évoquées et a surtout l’avantage de tenir en 4 points rapides et faciles à mémoriser.
- M pour « Must have » : ce qui est vital et indispensable, vos priorités absolues.
- S pour « Should have » : vous aimeriez que ce soit réglé, ça vous soulagerait, mais ce n’est pas une urgence immédiate.
- C pour « Could have » : les objectifs qui apportent un plus à votre quotidien (une penderie parfaitement rangée, des bocaux de cuisine étiquetés).
- W pour « Won’t have » : même si ce serait chouette, ce n’est vraiment pas important et vous n’avez pas le temps de vous y attarder (repasser la totalité du linge et parfaitement coordonner les tenues de vos enfants par exemple)
Définir ses objectifs et ses priorités dès maintenant
Nous arrivons au bout de cet article et j’espère que vous réussirez à mieux définir vos objectifs et vos priorités dès maintenant. Dites-moi, quelle est la technique qui vous parle le plus : celle du président, celle du prof ou la méthode en 4 lettres ?
Bonsoir Judith,
La méthode en 4 lettres est simple et claire ( et en plus on révise notre anglais ), je vais l’adopter ! J’avais déjà vu la méthode Eisenhower en formation au travail mais j’avoue que je l’avais trouvée un peu compliquée à retenir et surtout à appliquer. Merci pour toutes tes précisions car au quotidien j’ai souvent du mal à définir ce qui est important ou urgent ! … j’ai bien noté, on arrête de remettre en place les coussins du canapé toutes les 5 mn , ce n’est ni urgent, ni important !
Avec l’âge ou devant la maladie, on ne peut plus se permettre un telle perfectionnisme.
L’énergie est une chose urgente et prioritaire à gérer pour passer une bonne journée.
Si la poussière n’est pas faite tous les jours, rien est grave. On peut passer ce temps pour faire un gâteau pour les petits enfants.
Si le lit n’est pas tiré au quatre épingles, rien n’est grave, de toute façon, mes petits enfants vont s’amuser sur le lit les jours de grande pluie.
Pour les repas, je les prépare toujours à l’avance quand j’ai du temps libre afin de ne pas me retrouver stressé.
Pour le repassage, plier les sous-vêtements, les draps de lit, va aussi très bien, le repassage ne doit pas être une torture.
Prendre un peu de temps pour soi reste une priorité urgente pour ménager sa santé.
Car quand on est vieux et malade qu’elle est l’urgence prioritaire : prendre le temps de vivre, car la vie est courte.
Pourquoi avoir autan d’exigence avec soi-même? Avec le temps, on est tous perdant.
S’organiser est une très bonne chose, mais devant la maladie et la vieillesse l’organisation est totalement différente.
C’est deux stratégies sont fortement recommandables pour les cabris, mais avec l’âge, nous nous simplifions la vie pour économiser nos forces pour aller balader et regarder la nature, par exemple ou passer du temps avec nos petits enfants.
Je pense que de profiter un peu de la vie est une très bonne chose, car un jour viendra ou je ne pourrais plus profiter.
Il faut aussi prendre le temps de vivre, car nous ne sommes que des être humain.
Merci pour votre commentaire dans lequel je me retrouve totalement. Sans compter qu’il apporte cette dimension d’humilité qui manque souvent cruellement. Non nous ne sommes pas des « guerrières », non nous ne sommes pas indispensables. Et non ce n’est pas grave !