Depuis la crise du coronavirus, les entreprises recourent plus fréquemment au travail à distance. Certains en rêvaient, d’autres ont encore des difficultés à gérer une telle situation. Quels que soient le contexte et l’environnement, quand le moment arrive, beaucoup de questions se posent. Comment s’organiser en télétravail ? Comment rester productif depuis chez soi ? Aménagement, planning, pauses… Découvrez mes 6 conseils pour être efficace en travail à domicile.
1. Aménager un coin bureau à la maison
Avant toute chose, pour bien s’organiser en télétravail, il est indispensable d’aménager un coin bureau à la maison.
En délimitant physiquement votre espace, il vous sera plus facile de différencier vie privée et vie professionnelle. Ensuite, le fait de vous installer dans un endroit spécifique de la maison permet d’établir une barrière psychologique. Dans l’esprit, ce coin est dédié au travail. La concentration y est donc favorisée.
L’idéal est d’aménager un coin bureau séparé qui permet d’être au calme et dans lequel on peut librement disposer son matériel. Si vous travaillez sur ordinateur, pensez à le surélever afin que l’écran soit positionné à hauteur des yeux ou légèrement plus bas. Vous éviterez la fatigue musculaire et les torticolis !
Si vous devez installer votre coin bureau dans le salon, tout votre matériel doit pouvoir tenir dans une boite de rangement ou une desserte à roulettes. Ce sera votre bureau mobile. Le but est de limiter les outils et le matériel de bureau pour ne garder que l’essentiel.
Si possible, placez-vous près d’une fenêtre, télévision éteinte et téléphone en mode « Ne pas déranger ». Vous pouvez également écouter de la musique reconnue comme étant bénéfique pour la concentration. J’ai d’ailleurs créé une playlist spéciale « Focus » sur ma chaîne Youtube. Le fond sonore vous gêne ? Utilisez un casque ou des écouteurs antibruit.
2. Élaborer un emploi du temps pour être efficace
Au moment de démarrer le télétravail, on peut être tenté d’être beaucoup plus relax concernant les horaires et le style vestimentaire. On se lève au dernier moment, on reste en pyjama en pilou… Résultat : on n’est pas dans le meilleur état d’esprit possible pour être productif et performant dans son travail.
Soyez assidu et continuez à respecter une routine. Commencez par vous habiller. Même s’il y a moins d’exigence vis-à-vis de votre tenue, gardez l’habitude de vous montrer présentable pour travailler.
Élaborez un emploi du temps dans lequel vous optimisez votre présence à domicile. Pourquoi ne pas profiter du temps habituellement alloué au trajet professionnel pour effectuer quelques tâches ménagères ? Votre esprit sera libéré des contraintes de la gestion domestique et vous pourrez mieux vous consacrer à votre emploi.
Enfin, mettez en place un planning avec des horaires définis, comme au bureau. Si vous ne faites pas d’heures supplémentaires en temps normal, n’en faites pas non plus à la maison.
3. Faire des pauses et décompresser
Votre contrat de travail prévoit des temps de pause. Respectez-les ! Ce n’est pas parce qu’on est chez soi qu’on n’a plus besoin de décompresser ou d’évacuer la pression. Gare au surmenage quand l’activité à distance s’organise soudainement et qu’on n’y est pas préparé.
Faire du sport est un bon moyen de se libérer du stress. Si vous n’êtes pas un adepte de l’activité physique, prévoyez une marche quotidienne ou une longue promenade avec Médor. Complétez alors avec des étirements réguliers. C’est tout aussi efficace.
Quoi qu’il arrive, prendre des pauses est essentiel pour le bien-être physique et mental. Stoppez les écrans et profitez-en pour réaliser une activité qui vous plaît.
Faites une vraie pause à midi : au minimum 30 minutes. Pour gagner du temps, pensez à planifier vos repas sur la semaine. Pendant la journée, prenez le temps de boire un café ou un thé, et pas seulement devant l’ordinateur. Pourquoi ne pas en profiter pour appeler un proche ou une amie ? Bref, changez-vous les idées !
4. Rester en contact avec les collègues
Le risque principal du télétravail est l’isolement. Pour l’éviter, prévoyez des moyens pour rester en contact avec vos collègues.
Vous en aurez besoin pour deux raisons : faire un point régulier sur les objectifs de l’entreprise, et conserver un lien social. L’esprit de cohésion est essentiel pour entretenir la motivation, surtout si vous aviez l’habitude de réaliser des projets en équipe.
Il est bien entendu possible de communiquer par mail pour effectuer un reporting régulier de votre activité. Mais il peut être encore plus intéressant de créer des groupes avec messagerie instantanée. Cela permet de favoriser les interactions avec vos collègues de travail, car la discussion a lieu en temps réel.
Les appels en conférence ou en visio sont aussi très efficaces pour conserver un lien humain. En effet, on ne va pas s’exprimer de la même façon à l’oral qu’à l’écrit, cela rend les échanges plus authentiques et spontanés.
5. Organiser ses tâches pour optimiser son temps de travail
Pour bien gérer une journée de télétravail, il est important d’organiser et de hiérarchiser ses tâches. Cela permet d’optimiser son temps de travail et de se rendre plus productif.
Vous pouvez bien sûr recourir à la méthode classique de l’affichage papier, mais ce sera très peu pratique si votre coin bureau est restreint. Pour plus de performance et d’ergonomie, l’idéal est d’utiliser des applications mobiles.
Elles vous permettront de dire adieu aux Post-its et autres feuilles volantes. Avec Trello par exemple, vous pouvez créer des tableaux de listes et des répertoires de tâches sur lesquels il est possible de travailler à plusieurs. Pour organiser vos informations et effectuer un suivi complet de vos tâches et projets, des outils comme Evernote et Clickup sont également des solutions complètes très pratiques.
Enfin, Google est votre ami. Texte, feuille de calcul ou présentation, les logiciels et outils de la suite Google sont pensés pour être partagés et annotés. Ils peuvent même être utilisés hors connexion, pratique !
6. Bien s’organiser en télétravail en séparant la vie privée
Pour bien s’organiser en télétravail et parvenir à rester efficace depuis chez soi, il est indispensable de poser des limites entre votre emploi et votre vie privée.
Si votre famille et notamment vos enfants sont susceptibles de vous solliciter, prenez un temps pour expliquer la situation. Pensez aussi à prévenir votre entourage pour indiquer que vous êtes à la maison, mais que vous n’êtes pas pour autant disponible à tout moment. Votre conjoint, vos enfants et amis doivent bien comprendre que dans le terme « télétravail », il y a « travail » !
En famille, affichez votre planning. N’hésitez pas à utiliser un minuteur qui indique le temps restant avant que vous ne soyez disponible. Cela donne un indicateur aux enfants et les aide à mieux repérer vos temps d’activité. Il est en effet primordial qu’ils sachent qu’il ne faut pas déranger un parent en télétravail, et qu’ils respectent son espace.
Mise en pratique
Vous venez de découvrir comment s’organiser en télétravail. Je vous ai donné 6 conseils pour être plus efficace lorsque vous travaillez depuis la maison. Vous savez maintenant qu’il est essentiel de s’aménager un coin bureau et de définir un emploi du temps précis. Entre deux sessions de travail, n’oubliez pas de faire des pauses. Gardez le contact avec vos collègues grâce aux nombreuses applications de messagerie instantanée. Il faudra enfin organiser vos tâches et bien séparer votre vie privée de votre vie professionnelle !
Maintenant, dites-moi, quel est LE conseil que vous allez mettre en pratique dès aujourd’hui ?
Bonjour,
Pour moi le télétravail est une grande partie de mon quotidien. Je travaille soit chez moi, soit chez les clients.
J’ai une pièce chez moi dédié à mon travail. Mon emploi du temps est fixé par mon entreprise. Je suis toujours en contact avec entreprise.
Par contre les autres points sont plus durs à mettre en place. Faire des pauses notamment, n’est pas toujours facile.
Et quand il y a du monde à la maison, je suis souvent dérangée (est-ce que c’est l’heure du repas de bébé, est-ce que je lui change la couche, tu veux que je te fasse ton repassage,…) même en ayant donné des consignes de ce qu’il faut faire et de ne pas me déranger…
C’est vraiment très important que tu puisses faire des pauses. Ne les néglige pas.
Bonjour Judith,
Merci pour ces conseils.
Je vais revoir le 1er conseil. Car je laisse tout mon matériel de travail sur une petite table dans la salle à manger. Il arrive qu’on pose des choses perso dessus et ça se mélange. Je vais tâcher de les rassembler et les sortir quand je travaille.
Go !
Oui, je pense que ça va t’aider.
Bonjour
Merci pour tous ces conseils
Avant j’étais 2 jours en télétravail donc j’arrivais à peu prés à gerer mais maintenant c’est plus dur.
J’ai bien un coin dans le salon mais il sert aussi pour faire mon travail perso : administratif et créatif donc pas vraiment de cession donc je vais penser à la desserte à roulette.
Mon autre point dur c’est de faire comprendre à mon conjoint qui ne travaille plus et à mes ados que je travaille et que je ne peux pas être dérangée pour un oui ou un non. Souvent je dis »faites comme si je n’étais pas là » mais ils ne comprennent pas.
Sinon pause et contact avec mes collégues tout est bon
Bonne soirée
Le bureau mobile pourrait t’être bien utile si tu travailles dans ton salon. Ensuite pour ne pas être dérangée, je t’invite vraiment à tester les écouteurs ou le casque anti-bruit. Avec ou sans musique, ce type de casque réduit vraiment bien le bruit ambiant. Et avec ça sur les oreilles, tes ados vont vite comprendre que tu ne les écoutes pas de toute façon.
Bonjour Judith et merci pour ce blog
En télétravail depuis plus d’un an maintenant, je pense appliquer globalement tous ces conseils et cela se passe plutôt bien, mieux même que si j’étais au bureau car plus concentrée… quand mon conjoint est à son travail. Comme Patricia, il a du mal à comprendre qu’il y a des moments où je ne peux pas interrompre mon travail quand lui-même est à la maison. Même avec les écouteurs sur les oreilles il vient me taper sur l’épaule pour me parler ou montrer quelque chose.
Je vais tenter le gros casque, plus visible que les petits écouteurs. .
Courage à tous et à bientôt.
De précieux conseils pour ceux qui n’ont jamais travaillé en télétravail ! Merci
Bonjour,
Merci pour tes conseils.
pour moi ce qui est le plus dur est de faire des pauses.
le soir j’ai tendance à regarder mes mails après 18 heures 00
mais je vais essayer d’attendre le lendemain pendant mes heures de bureau.
Bonne soirée
Bonjour,
Un tout grand merci pour vos conseils. Je suis rassurée de voir que j’ai pu appliquer certaines règles assez strictes pour ne pas me relâcher. Au départ, je n’étais qu’à un jour de télétravail. Je voyais cela comme un soulagement, voir même comme un cadeau durant un certains temps. Mes collègues et moi-même avions même organisé des après-midis en vidéo « Cocktails et jeux^^ »
Mais depuis un mois, je suis passée à 4 jours de télétravail, avec en plus mon enfant de 3 ans qui ne peut plus aller à l’école depuis la crise sanitaire. Etant seule à m’en occuper, il est très difficile de dissocier vie privée et vie professionnelle, surtout avec mon bambin qui demande beaucoup d’attentions.
Je crois que le plus stressant pour moi est que j’occupe une fonction dans le service clientèle. Je suis en moyenne 5 à 6 heures par jour au téléphone avec des clients, il est donc très difficile pour moi de rester concentrée sur ce qui se passe autour de moi. A deux reprises, j’ai eu un incident domestique…juste parce que j’étais au bout de téléphone, ma fille s’est blessée et l’autre fois elle est tombé très méchamment… C’est une situation très déstabilisante. Pour répondre au commentaire de Carine, j’ai opté plutôt pour un casque à oreilles libres (conduction osseuse?) et c’est vraiment géniale, surtout pour éviter les maux de têtes et pour être attentif à la moindre bêtise de ma fille!