Dans mon précédent article sur l’habitude de simplifier son emploi du temps il a beaucoup été question de savoir quelles sont nos plus importantes tâches. Vous vous demandez peut-être comment fixer vos tâches prioritaires. Faut-il considérer qu’une tâche importante est une tâche urgente ou inversement ? Comment gérer les tâches non importantes mais urgentes ou les tâches importantes mais non urgentes ? Vous l’avez compris, déterminer quelles sont nos tâches prioritaires mérite un rappel de quelques notions élémentaires en gestion du temps.
Tout d’abord, testons votre culture générale… Pendant la seconde guerre mondiale, qui était le commandant en chef des forces alliées en Europe ? Une idée ? Qui était le 34ème président des USA ? Il s’agit bien sûr du général Eisenhower. C’est également lui qui a inventé la célèbre matrice portant son nom, dans le but d’organiser ses opérations militaires : la matrice d’Eisenhower.
N’ayez crainte, je ne vais pas vous proposer d’organiser vos journées à la manière d’un militaire ! Mais sachez que cette méthode est encore aujourd’hui une référence en matière de gestion du temps. Et si vous êtes bien attentifs à l’application de cette méthode, vous aurez alors entre les mains une vraie machine de guerre pour gérer vos priorités…
La Matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower est donc destinée à vous apprendre à déterminer quelles sont vos tâches prioritaires et à vous concentrer sur les plus importantes tâches sans vous laisser submerger par les petites tâches annexes parfois sans importance.
Alors… Comment utiliser la matrice d’Eisenhower ?
– Attrapez votre liste de choses à faire.
– Classez vos tâches en 4 catégories selon leur degré d’importance et d’urgence en vous aidant de la matrice ci-dessus.
1. Les tâches importantes et urgentes (20% de votre temps)
Il s’agit des tâches à exécuter soi-même et en priorité. Vous devez leur attribuer la plus haute priorité. Ne pas faire ces tâches pourrait vous apporter de vrais ennuis. Ces tâches peuvent éventuellement être déléguées si cela vous fait gagner du temps sinon faites-les vous-même.
Par exemple : le paiement de vos factures, la préparation du rapport à présenter à votre cher patron…
2. Les tâches peu importantes et urgentes (20% de votre temps)
Il s’agit des tâches à exécuter soi-même ou à déléguer le plus vite possible. Une tâche urgente est une tâche qui ne peut plus attendre. Ou bien vous la faites directement ou bien vous ne la faites pas du fait de sa faible importance. Si vous ne la faites pas, vous ne devriez pas en subir de conséquences négatives. Par exemple, vous avez une irrésistible envie de poulet grillé ce soir mais le magasin ferme dans 5 minutes. Ou bien vous y allez tout de suite, ou bien vous n’y allez pas, ou bien vous envoyez votre super chéri.
3. Les tâches importantes et peu urgentes (50% de votre temps)
Il s’agit des tâches que nous avons plutôt tendance à remettre à demain (ou à jamais). En procrastinant ces tâches, vous risquez de mettre la priorité sur des tâches qui vous semblent urgentes mais qui sont en réalité moins importantes (c’est-à-dire les tâches de la catégorie 2). Vous ne verrez peut-être pas directement l’intérêt de donner à ces tâches une haute priorité mais à long terme vous vous remercierez. Ce sont des tâches que vous pouvez planifier ou à déléguer si cela vous semble possible.
Par exemple : Chercher à réaliser vos objectifs professionnels.
4. Les tâches peu importantes et peu urgentes (maximum 10% de votre temps)
Il s’agit des tâches futiles comme jouer sur le net, des tâches inutiles comme lire la rubrique des chiens écrasés, tâches à abandonner, voire à déléguer si vraiment vous voulez que cela soit fait. Beaucoup de gens perdent leur temps dans des tâches peu importantes et peu urgentes. Bien entendu il est nécessaire de se distraire et de s’octroyer des moments de loisirs mais cela ne devrait pas être la majorité de votre temps si vous voulez atteindre certains objectifs dans votre vie. Concentrez-vous plutôt sur ces objectifs et limitez votre temps dans cette catégorie.
Fixez vos priorités
Nous allons à présent travailler à déterminer les priorités de vos tâches les unes par rapport aux autres.
- Prenez une nouvelle page de votre carnet de note et notez-y Tâches IMPORTANTES et URGENTES. Au dos ou sur une autre page notez Tâches IMPORTANTES et PEU URGENTES. Ignorez les tâches peu importantes pour le moment, qu’elles soient urgentes ou non.
- Pensez toujours à la formule suivante : Priorité = Urgence x Importance. Pour chaque tâche, donnez un indice d’urgence (en fonction de la date d’échéance) et un indice d’importance de 1 à 10. Plus ce nombre est élevé, plus la tâche est prioritaire.
- Ecrivez vos tâches et toute nouvelle activité sur cette liste.
- Numérotez vos tâches par ordre de priorité croissante en fonction de la formule Priorité = Urgence x Importance.
- Commencez bien évidemment à travaillez sur la tâche numéro 1 et ne passez à la tâche numéro 2 qu’après avoir terminé la tâche numéro 1.
- Si des tâches de dernière minute se pointent, ajoutez-les à votre liste en ayant jugé auparavant de leur importance. Sachez que l’importance d’une tâche est relative selon les personnes. Vous pourriez trouver important de faire un achat en période de solde parce que vous avez un budget limité. Alors que pour quelqu’un qui n’a besoin de rien acheter ou qui est plein aux as, la période de solde n’aura aucune importance. Pour déterminer l’importance d’une tâche, demandez-vous quelles seraient les conséquences si vous ne la faisiez pas. Serait-ce si grave ? Si non, il ne s’agit pas d’une tâche importante.
- Vos priorités vont certainement évoluer au fil du temps, changez alors les numéros de vos tâches.
- Vous pouvez transférer une tâche d’une liste à l’autre en fonction de son urgence. Une tâche qui n’est pas urgente aujourd’hui peut le devenir demain si sa date d’échéance approche.
- Essayez de garder votre liste propre et nette et recommencez une nouvelle liste chaque jour
- Si vous n’avez pas envie d’utiliser votre carnet de note, vous pouvez télécharger un modèle de liste vierge. Imprimez-le en plusieurs exemplaires ou faites-en des photocopies recto-verso, une liste pour chaque jour. Notez vos tâches au crayon pour pouvoir gommer les éventuelles modifications en cours de journée.
Comment organiser Noël ?
franck | Papa Blogueur
Un principe très connu pour gérer au mieux son temps au travail mais aussi au quotidien, j’en avais djéà parlé l’an passé :
Judith
Merci Franck ! Décidément, de quoi n’as-tu pas encore parlé ?
franck | Papa Blogueur
Ben euh… de plein de choses, comme le fait que ton blog est formidable, j’ai pas encore présenté mes voeux sur mon blog tiens ! mdr
Judith
Merci Franck, je te souhaite une belle année 2012, que tous tes projets de papa blogueur se réalisent !
Grégory
Grand classique que la matrice d’Eisenhower. Et tu l’expliques très bien
Par contre, je trouve ta méthode de calcul de la priorité et de la gestion des tâches entrantes un peu compliquée.
Judith
Ah, mince ! Je n’ai peut-être pas été assez claire. Que tu trouves-tu de compliqué à ma méthode ? Si tu ne le sens pas pour faire tout pareil, tu peux toujours adapter à ta manière bien évidemment.
Grégory
Ben, déjà il y a le principe de fixer la priorité en calculant urgence*importance …
Comme tu le dis, c’est 3 éléments peuvent évoluer. Donc, je ne vois pas l’intérêt de faire ce calcul.
En fait, je fais confiance à mon intuition :
– chaque tâche est dans une case, en fonction de son urgence et de son importance ;
– je traite les cases par ordre de priorité : important et urgent, important sans urgence, urgent sans importance, le reste ;
– la priorité dans chaque case est selon … En fait, je sais pas trop : mon feeling, mon envie, … mon intuition me disant que là, vraiment, c’est plus important.
Judith
Salut Grégory, je pense que tu peux faire confiance à ton intuition à partir du moment où tu es déjà bien organisé.
Je te souhaite une merveilleuse année 2012, que cette année t’apporte tout le bonheur que tu souhaites !
A bientôt.
Valérie
Bonsoir. A la lecture de vos articles (que je trouve très intéressants), j’ai décidé de réorganiser mes listes de tâches pour ma vie quotidienne…Mais un problème se pose à moi…Comment combiner à la fois les tâches contextuelles (personnellement, j’ai 5 domaines + 1 saisonnier…l’entretien du jardin)et la matrice d’Eisenhower ? Je m’emmêle un peu les pinceaux…Et je n’ai pas envie de passer un temps fou à organiser tout cela chaque semaine et/ou jour… J’ai pour l’instant classé mes tâches par domaine, en essayant d’établir un ordre d’urgence et/ou non d’importance.La question que je me pose est: au fur et à mesure que j’aurai des tâches à ajouter, cela ne deviendra-t-il pas un casse-tête chinois que de réfléchir à quel domaine…, urgent ou non…,important ou non…Je n’ai pas envie de passer plus de temps à classer mes tâches qu’à les faire! Si vous avez des conseils à me donner, je suis preneuse…Merci merci;-)
Judith
Bonjour Valérie ! La matrice d’Eisenhower va t’aider à fixer les priorités de tes tâches. Tu peux par exemple leur donner un ordre de priorité en leur assignant un numéro de 1 à 10 (1 étant la tâche à faire en premier) sur chacune de tes listes. Tu écris la priorité au crayon et chaque fois que tu ajoutes une tâche sur une de tes listes tu peux changer l’ordre en gommant en fonction de la priorité de la nouvelle tâche. Et chaque matin, en fonction de tes priorités, tu te fixes 3 tâches à effectuer coûte que coûte. DIs-moi si cela t’aide, cela ne ma paraît pas être un casse-tête chinois de cette façon. Surtout ne te compliques pas la vie hein !
Bonne année 2012 à toi et à bientôt !
Majda
C’est un principe dont j’ai déjà entendu parler, mais la j’avoue qu’il est super bien expliqué ! Merci !
Judith
Merci Majda, je suis heureuse que tu trouves que j’ai si bien expliqué la matrice d’Eisenhower. J’espère que tu arrives à l’appliquer super bien aussi !
Bonne année à toi !
Julien
Excellent cette matrice d’eisenhower. En plus j’ai tout compris !
Judith
Ah si tu as tout compris c’est que j’ai bien expliqué alors !
Je te souhaite une très belle année 2012 !
A bientôt.
Nina Atté
C’est vrai que la difficulté est de savoir différencier l’important du superflu.
Mais j’ai bien aimé l’équation priorité = urgence.
C’est une bonne motivation pour s’acquitter de ses responsabilités.
Et puis le fait de se demander si les conséquences risquent d’être désastreuses si on néglige certaines tâches est un bon signal d’alarme pour être organisé au quotidien.
Merci beaucoup pour ces rappels!
Judith
Avec plaisir Nina. Si tu arrives à bien calculer le degré de priorité de tes tâches grâce à la petite formule que j’ai donnée, alors c’est super. Parce que ce n’est pas si évident. Pour l’urgence, tu peux te baser sur la date d’échéance éventuelle de la tâche à effectuer. Plus la date d’échéance est lointaine, moins la tâche est urgente. Enfin… ça dépend aussi du temps que te prendra cette tâche… Il faut pouvoir aussi estimer cela, ce qui est loin d’être toujours facile (je pense aux tâches professionnelles par exemple).
Bonne année à toi !
Nina Atté
Oui,je dois penser aux conséquences si je ne fais pas telle chose en temps et en heures.
Cela va beaucoup m’aider.
On peut dire que la procrastination est vraiment un obstacle pour l’organisation!
Mathieu
Bonsoir,
Pour ma part je ne connaissais pas la matrice d’Eisenhower. Félicitations pour ton explication, c’est vraiment très clair ! Je m’endormirai moins bête ce soir
Je me demande tout de même si le classement des tâches que l’on a à effectuer n’est pas trop long à faire ? Tu donnes dans ton article beaucoup de clés pour nous simplifier la vie mais sur la durée qu’en est il réellement ?
Une autre question : as tu déjà comparé la matrice d’Eisenhower avec la méthode GTD ? Si oui, qu’en est il ressorti ?
Merci beaucoup pour cet article
Bonne soirée,
Mathieu.
Judith
Bonjour Mathieu et merci pour ton commentaire !
Alors, en ce qui concerne la matrice d’Eisenhower, il ne faut pas que la classification de tes tâches prenne trop de temps, je dirais qu’y accorder 15 minutes par jour, voire 30 le jour où tu commences à t’en servir. Et sinon, non, je n’ai pas comparé cette technique avec la méthode GTD tout simplement parce que GTD est une méthode de productivité complète et très complexe. J’en connais peu (si pas du tout) qui l’applique complètement à la lettre…
Mathieu
Merci pour tes réponses 15 minutes par jour me semble quelque chose de viable sur le long terme.
Je te rejoins complètement sur le fait que la méthode GTD n’est pas destinée à tout le monde.
C’est d’ailleurs pourquoi j’ai écrit l’article que je référence dans mon commentaire précédent. J’ai souhaité exprimer une méthode simple que tout le monde peu suivre. Pour information, il existe une version simplifiée de la méthode GTD : la méthode ZTD (Zen To Done). Ce n’est pas celle que je décris dans mon article mais elle mérite d’être connue
Bonne soirée,
Mathieu.
Judith
Dis, là, je suis un peu déçue… La moitié de mes articles concerne la méthode Zen to Done de Leo Babauta…
Mathieu
Oui, je me suis rendu compte de ma bêtise une fois le commentaire soumis ! Le pire c’est que j’ai lu pas mal de tes articles mais lorsque j’ai rédigé le commentaire je devais être sorti du contexte du blog, je ne sais pas trop.
Mille excuses
Sylvetre
Salut,
C’est une découverte pour moi, cette matrice d’Eisenhower.
Merci de l’avoir bien expliquée, ça va me servir dans mon quotidien et comme tout à coup je vais passer des tests d’ici là entreprise, ça me sera d’une grande utilité.
Bonne continuation et à bientôt.
Sylvestre
OTPM
Bonjour, intéressant article!
pour une bonne organisation de notre travail, il faut faire des listes pour mettre tous nos tâches prioritaire afin de les finir dans un temps bien cadré.