ZTD Habitude #3 – Planifier
30 juin
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Cet article fait partie de la série dédiée à la méthode Zen to Done de Leo Babauta. Pour rappel, je me lance dans le défi de mettre en pratique cette méthode d’organisation en installant chaque mois une nouvelle habitude dans ma vie.
En savoir plus sur mon défi Zen to Done.
Pourquoi planifier ?
Chaque jour, passez du temps seul.
- Dalaï Lama -
Maintenant que nous avons une liste de chose à faire, qu’allons nous faire aujourd’hui ?
Les décisions que nous prenons au sujet de ce que nous allons faire chaque semaine, chaque jour, à chaque moment, s’ajoutent à un processus de gestion des activités. Dans la méthode Zen To Done, Leo Babauta suggère de prendre le modèle non structuré de gestion des activités de GTD de David Allen et de lui donner une structure optimale.
Pourquoi structurer et planifier notre journée et notre semaine ? Parce que sinon nous sommes beaucoup trop à la merci du sens du vent, à réagir à ce qui survient plutôt que décider ce qui est réellement important et ce que nous voulons réellement faire. Nous devons prendre le contrôle de notre journée, au lieu de laisser les besoins, les désirs et priorités des autres prendre le contrôle de notre organisation à notre place.
Maintenant, chaque personne a un style de travail différent et si vous n’aimez pas la structure, vous devriez peut-être essayer la méthode GTD. Ce n’est certainement pas une mauvaise manière de faire.
Cependant, voici la procédure recommandée par la méthode ZTD :
Chaque semaine, nous allons lister les tâches les plus importantes que nous voulons accomplir, et les planifier en premier lieu (nous en reparlerons plus loin). Chaque jour, nous allons créer une liste de 1 à 3 tâches de nos plus importantes tâches et s’assurer de les réaliser. Nous allons nous attaquer à nos tâches les plus importantes dès que possible dans la journée, le plus tôt possible et avant d’entamer tout activité. Ainsi nous en serons débarrassé le plus vite possible et certain qu’elles soient bien réalisées.
C’est une des habitudes les plus simples de la méthode ZTD, mais c’est aussi une des plus importantes. Pourquoi ? Parce que cela nous donne des objectifs pour la journée et pour la semaine. Au lieu d’essayer de faire tout ce qu’il y a sur notre liste de tâches, nous essayons de d’abord faire le plus important.
Évidemment, nous ferons d’autres tâches de la liste mais nous aurons d’abord identifié celles que nous voulons vraiment accomplir, celles qui nous apporteront une réelle satisfaction lorsque nous penserons à tout ce que nous avons fait durant la journée. Souvent, nous avons l’impression d’être sans cesse occupé, de travailler beaucoup, mais lorsque la journée est terminée, nous réalisons que nous n’avons finalement pas fait grand chose.
Comment planifier ?
Donc, comment allons nous mettre en place cette habitude ? Voici quelques trucs :
1. Les tâches les plus importantes. Chaque semaine, le dimanche ou le lundi, passons en revue notre liste de tâches. Qu’allons nous faire cette semaine ? Nous allons d’abord planifier nos tâches les plus importantes, ensuite nous planifierons nos tâches d’importance moyenne et puis nous pourrons ajouter d’autres tâches de moindre importance. Au début, essayons de planifier entre 4 et 6 tâches très importantes par semaine. Ensuite, lorsque nous aurons pris l’habitude, nous pourrons en planifier plus. Essayons de planifier une ou deux tâches faisant partie de nos objectifs de l’année.
2. Planifier. Maintenant, nous devons planifier nos tâches les plus importantes dans notre agenda de la semaine. Seulement une ou deux tâches par jour afin de ne pas être submergé ou dépassé. Bloquons pour ces tâches 1 à 2 heures d’affilée le plus tôt possible dans la journée. Une fois que les tâches les plus importantes sont planifiées, nous pouvons ajoutez d’autres choses à faire si nécessaire, sans changer le plus important.
3. Chaque matin, nous allons décider quelles sont nos tâches les plus importantes de la journée. Il s’agira probablement de celles qui sont déjà planifiées. Cependant comme les choses peuvent changer, nous pourrions avoir d’autres priorités. Choisissons donc 3 tâches très importantes pour la journée dont au moins une qui est déjà planifiée. Bloquons du temps pour ces tâches le plus tôt possible dans la journée. Si nous les planifions pour plus tard, d’autres choses ou événements risquent de nous empêcher de les faire.
4. Accomplir les tâches. Maintenant, il s’agit de la partie la plus importante : nous devons accomplir nos tâches et les terminer. La première chose à faire au matin, avant même de vérifier nos emails, est de s’attaquer à la première tâche la plus importante et planifiée. Pour cela, il faut éliminer toute source de distraction et se concentrer sur la tâche à accomplir jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Lorsqu’on a fini, on se félicite et… on passe rapidement à la tâche la plus importante suivante.
5. A la fin de la journée, regardons tout ce que nous avons accompli et soyons fier de nous. On peut même se récompenser à la mesure de nos efforts.
Et vous, comment gérez-vous vos tâches habituellement ?
Bonjour Judith,
Quand on a bien défini ses objectifs, la plannification des taches n’est pas trop dificile si l’on suit tes conseils. Par contre, il faut faire attention de ne pas se surcharger de travail! C’est l’erreur que j’ai fait au début!
Tous les vendredi soir (ou lundi matin), j’ecris toutes mes taches de la semaine prochaine dans mon agenda. Je répartis les grosses taches dans la semaine en faisant bien attention de ne pas remplir tous les jours et de ne pas remplir une journée à raz bord!
Les autres taches sont des taches moins importantes que je pourrais faire dans la semaine si j’ai le temps. Je l’ai ecris dans la partie « note de la semaine ».
En fait, ce que je cherche dans mon organisation, c’est de le flexibilité. A la fin de la semaine, je ne veux pas etre décu de moi parce que je n’ai pas fait toutes mes taches.
Ensuite, les taches non faites, je les reporte à la semaine d’apres. Si ce sont souvent les meme, je les regarde avec plus d’intéret pour comprendre pourquoi je les procrastine!
A bientot
Michael
Bonjour Michael,
Merci pour ton commentaire, je lis que tu as déjà une très bonne expérience de la gestion des tâches. Et comme tu soulèves le problème de la procrastination, j’en profite pour dire que c’est un piège dans lequel nous tombons souvent. Bravo donc de t’en apercevoir et de tenter d’y remédier.
A bientôt,
Judith
Bonjour Judith,
Je découvre ton site que je trouve déjà très sympathique à l’oeil et je tiens tout d’abord à t’en féliciter.
Par ailleurs, même si je n’ai plus les mêmes contraintes du fait que ma petite famille a grandi et quitté le nid, ton thème privilégié sur la gestion du temps et notre tendance à la procrastination fait aussi partie de mes sujets d’intérêts. Je viens d’ailleurs de poster un nouvel article sur mon blog en ce sens. Nous avons d’autres points en communs…J’apprécierais ta visite et te remercie de laisser un petit commentaire.
Je te souhaite un franc succès.
Bien amicalement,
Michèle
Bonjour Michèle,
Merci pour ton commentaire ! Effectivement, pour le moment mon sujet de prédilection est bien la gestion du temps. Et cela ne concerne pas que les jeunes mamans…
Je vais aller visiter ton blog avec grand intérêt.
A tout bientôt,
Judith
Cela fait quelques temps que je m’intéresse aux méthodes d’organisation, et c’est à cette occasion que j’ai récemment découvert le mot procrastination (qui est difficilement prononçable
). Et je sais maintenant que je suis un cador de la procrastination ! Mais j’essaye de me soigner, notamment en lisant des blogs comme le tien. Par contre, je sais aussi qu’au delà de la lecture, il va falloir passer à l’action ! Merci encore pour ces conseils pratiques.
Tu l’as dit ! Il existe des méthodes pour vaincre la procrastination. Je pense à la visualisation par exemple. On visualise la tâche que l’on remet sans cesse à plus tard, les avantages gagnés à faire ce qu’il faut, etc. La motivation est ainsi réveillée et… On passe à l’action !
Excellent article Judith
Rien à dire à part une phrase qui me revient :
Les gens qui sont débordés sont ceux qui n’arrivent pas à mettre des priorités.
Personnellement je préfère m’organiser le soir comme ca je sais à quoi m’attendre le matin.
Un truc important aussi : la préparation
Exemple : demain réunion importante : donc préparation la veille; voyage prévu : révision, nettoyage et plein d’essence.
C’est comme cela que je m’améliore avec une planification hebdomadaire comme tu l’as bien dit
Effectivement, s’organiser en fonction des priorités est essentiel pour ne pas être débordé. La priorité d’une tâche peut être fixée en fonction de son importante et de son degré d’urgence. Une tâche importante et urgente sera faite en priorité par rapport à une tâche importante mais non urgente. Pour cela, un agenda à jour et la liste des choses à faire pour planifier et tout prévoir.
Bonjour,
En ce qui concerne la gestion des tâches, voilà comment je m’y prends:
- liste mes tâches
- j’affecte une durée aux stages
- j’affecte un ordre de priorité à mes tâches (cf. Matrice d’Eisenhower) en faisant le distinguo entre ce qui est urgent et important.
- je réalise mes tâches de moins de 3 mn sur le champs
- prévoir une marge dans l’évaluation des tâches
- je regroupe les tâches par famille de tâches et je les exécute par bloc sans interruption.
- les 3 choses les plus importantes de la journée sont faites d’entrée de jeu.
- j’essaie de tenir compte de mon rythme personnel (l’après-midi, par exemple, pour moi n’est pas le meilleur moment pour la réflexion…)
- je suis un adepte des routines, j’automatise un maximum de choses pour gagner du temps (ex. lettres-types,…ect)
Nathanael
Comme toujours, tu me laisses admirative. Je crois que tu as beaucoup de choses à nous apprendre. Merci pour ta contribution dans les commentaires.
Quel support tu utilises: Carnet, fichier..?
Bonjour Fabrice,
Je ne sais pas ce que Nathanaël utilise comme support… Mais moi, j’utilise un carnet de notes sur lequel je note les choses que j’ai à faire quand j’y pense. Et j’utilise en parallèle la liste de tâches de Gmail. C’est simple et très facile.
J’utilise un agenda papier pour les choses à faire à date fixe, les rendez-vous, etc.
Et toi, quel est ton support favori ?
Moi je suis inefficace au possible.
Le meilleur moment c’est me matin, 1 heure de plénitude intellectuelle mais rien qu’une heure
Alors il faut en profiter de cette heure de plénitude intellectuelle !
. Mais je trouve que tu es bien dur avec toi-même, je suis sûre que tu es efficace plus longtemps que ça. Tu devrais essayer de mieux t’organiser, ça devrait aller mieux très vite.
Excellent article!
Pour ma part, je pratique la liste des tâches mais suis pas très efficace.
A la fin de la journée, il m’en reste toujours. Sans doute j’en met trop aussi. De ce fait donner un temps de tâche est pas mal!
C’est normal qu’il te reste encore des tâches à la fin de la journée. Ce n’est pas très grave non plus. Si tu as bien réalisé les 3 tâches les plus importantes de ta journée, tu es dans le bon.
Voici mes supports:
- carnet moleskine: où je note chaque matin au lever, mes 3 MIT (most important things to do), le soir je fais le point sur les coïncidences et les échecs de la journée.
- en tant qu’adepte GTD, je fonctionne avec Omnifocus, une appli GTD pour Mac que je synchronise avec mon Iphone.
Merci Nathanaël pour ta réponse. A bientôt !
Je suis ravie de faire la connaissance de ton blog concernant l’organisation et ZTD en particulier.
Souffrant d’un déficit d’attention, voilà mon problème majeur : installer routines et habitudes et vaincre la procastination. Pareil pour mes enfants !
Je me suis procurée le livre de Leo Babauta et j’ai commencé à pratiquer. Cela me donne de l’espoir parce que cela fonctionne.
J’ai déterminé pour chaque différent domaine/objectif de ma vie, les trois tâches importantes à réaliser chaque jour et qui prennent 15 minutes maximum. Cela concerne mon poids, mon projet professionnel, mon blog, mes enfants, …
Je suis ravie de ne me concentrer que sur trois choses et de savoir exactement lesquelles.
Cela allège le TODO et mon cerveau par la même occasion.
Ces choses sont listées dans mon petit carnet et je les réalise au meilleur moment pour moi, de préférence tjs le même pour créer une routine (j’ai réalisé que j’avais de grosses fluctuations d’énergie et je suis à court dès que le soir tombe. Me lever très tôt me convient bien et c’est le moment de réaliser les tâches ménagères qui me rebutent et de faire de l’exercice avant d’aller travailler).
Tout ceci est évidemment intéressant pour les parents débordés, et d’autant plus les parents d’enfants hyperactifs.
Je mets le lien de ton blog sur le mien
Merci pour ton site qui est un très bon relais pour progresser et s’entraider.
Merci pour ton commentaire et bienvenue !
J’espère que tu trouveras ici ce qui te fera progresser dans ton organisation. En tout cas, tu es bien partie. Tout ce que tu relates est en ligne droite avec la méthode Zen to Done. Merci aussi d’avoir mis un lien vers mon blog ! Ton blog a l’air tout récent, non ?
- Judith vous propose de lire Etre multitâche ou efficace ?
Et voila, j’en suis à la 3ième habitude ! Je comprends mieux l’importance de l’ordre des habitudes !
« à réagir à ce qui survient plutôt que décider ce qui est réellement important et ce que nous voulons réellement faire »
Rhaa c’est incroyable comment on peut être distrait, surtout à notre époque, société du divertissement !
Pour ma par le paufine ma façon de m’organiser, je suis occupé a écrire un article sur le sujet et je serais ravis de le partager avec toi lorsqu’il sera terminé !
Ce que cet article m’a appris c’est surtout de vérifier que les tâches sont réalisées ! En effet j’ai beau plannifier, il y a des jours ou je travail sans regarder mon agenda … pas bien … car je fait des choses pas prévues, parfois utiles et indispensables mais ducoup mon planning ne sert a rien …
Encore merci pour ces conseils ! Félicitation encore, tu as un fan :p